Seis sencillos pasos para escribir una carta profesional en Microsoft Word

Escribir una carta formal o personal usando Microsoft Word puede ser un proceso sencillo si sigues algunos pasos básicos. Gracias a las diversas herramientas y formatos listos para usar en Word, puedes crear un mensaje claro y profesional en poco tiempo. Ya sea que necesite enviar una carta comercial o presentar una solicitud formal, estos pasos lo ayudarán a organizar el contenido de la carta y hacerla más atractiva y fácil de leer. Descubra estos pasos y disfrute de una experiencia de escritura más rápida y fluida en Word.

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A pesar de la creciente prevalencia de los correos electrónicos y otras formas de comunicación basadas en la tecnología, todo el mundo tendrá que escribir una carta formal en algún momento de su vida. Ya sea que esté escribiendo una carta de queja, solicitando un trabajo o expresando formalmente su gratitud, es una herramienta útil para tener en su armario.

Aunque Microsoft Word tiene cientos de plantillas, prefiero crear la mayoría de mis documentos (incluidas mis cartas) desde cero. Esto significa que puedo personalizarlo más específicamente según mis necesidades y guardar el formato y el diseño para usarlos más adelante.

ملاحظة
Los diferentes países tienen convenciones de redacción de cartas ligeramente diferentes. En esta guía paso a paso, usaré el método británico, pero puedes usar todos los consejos estés donde estés. Si está escribiendo una carta de solicitud de empleo, lo mejor que puede hacer es estudiar el sitio web de la empresa a la que se postula y verificar su ortografía, puntuación y estilo general.

1. Agregar membrete

Crear un membrete y usarlo en la parte superior de una carta de Microsoft Word le ayuda a causar una buena impresión, establecer una identidad y hacer que su carta se destaque. Si bien esto suele reservarse para comunicaciones comerciales, la elección de incluir un membrete en una carta personal depende de su propósito.

Por ejemplo, cuando escribo una carta de solicitud de empleo, me gusta incluir una foto personal y una simple barra de color para agregar un toque de profesionalismo. Asimismo, agregar este rasgo estilístico puede agregar un toque de autoridad si estás escribiendo, por ejemplo, una carta de recomendación o queja.

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Para crear un encabezado de mensaje, haga doble clic en cualquier parte del encabezado y seleccione “Una portada diferenteen la pestaña "encabezado y pié de página" en la cinta para garantizar que el membrete esté solo en la primera página.

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Luego, ajuste los márgenes del encabezado para que pueda utilizar todo el ancho de la página.

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Ahora, crea tu propio diseño de encabezado de mensaje dentro del encabezado. Cuando haya terminado, haga doble clic en cualquier lugar debajo del encabezado para reactivar el área principal del documento de Word, donde comenzará a escribir su mensaje.

2. Identificar patrones

No importa qué tipo de documento esté creando, siempre pienso en los diferentes estilos que quiero usar antes de empezar a escribir. Por ejemplo, en un mensaje, sé que necesitaré un estilo normal para el texto principal, texto alineado a la derecha para mi título, un estilo de párrafo de lista para listas con viñetas y un estilo en negrita para texto destacado, como la línea de asunto. .

Si bien puede aplicar formato directo para crear un diseño de mensaje, el uso de estilos ahorra tiempo y ayuda a mantener la coherencia, porque puede aplicar muchos cambios de formato al texto con un solo clic.

Comience ajustando el estilo normal, centrándose en el tipo de fuente y el espacio entre párrafos. Debido a que el estilo Normal es el estilo predeterminado en Word, los cambios que realice se extenderán a otros estilos. Para hacer esto, haga clic derecho en Normal en la galería Estilos en la pestaña Inicio y luego haga clic enenmienda".

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Me gusta usar alineación justificada (lo que significa que el texto será cuadrado en los márgenes izquierdo y derecho), una fuente sin ramificaciones (como Aptos, Calibri o Arial) y un tamaño de fuente de 12.

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A continuación, haga clic en el menú desplegable Formato en la parte inferior del cuadro de diálogo Editar estilo y luego haga clic en "párrafo".

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Allí, cambie el espaciado después para que coincida con el tamaño de fuente que eligió en el paso anterior, elija el espaciado entre líneas (prefiero usar 1.5 línea o XNUMX líneas) y asegúrese de que la casilla de verificación “” no esté marcada.No agregues un espacio... Y haga clic en "OK" Presione dos veces para cerrar ambos cuadros de diálogo.

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Ahora que ha creado el estilo normal, está listo para crear los otros estilos. Una forma es presionar Ctrl+Alt+Shift+S para iniciar el panel Estilos, donde puede revisar y modificar los estilos existentes.

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En su lugar, comience a escribir su mensaje usando marcadores de posición cuando sea necesario y presione el método abreviado de teclado de Word Ctrl+Shift+S para crear un nuevo estilo escribiendo un nuevo nombre de estilo y haciendo clic en Editar. En el siguiente ejemplo, escribí mi propia dirección, presioné Ctrl+Shift+S y creé un nuevo estilo llamado MiDirección, con el texto alineado a la derecha y seleccionando la casilla de verificación "No agregar espacio..." para que las líneas permanezcan juntas.

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Luego, cada vez que quiero aplicar los estilos que he creado a más texto en mi mensaje, simplemente coloco el cursor dentro del párrafo correspondiente y hago clic en el estilo en la galería de Estilos.

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¡No empieces a escribir el contenido principal de tu mensaje todavía! En su lugar, cree marcadores de posición para sus estilos y continúe con el siguiente paso.

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3. Agregar fecha dinámica

Todas las cartas requieren una fecha en algún lugar cerca de la parte superior; normalmente pongo mi fecha debajo de mi dirección. Si bien puede escribir la fecha manualmente, si guarda el diseño del mensaje como una plantilla, puede obligar a Word a actualizar automáticamente la fecha cada vez que abra el documento.

Coloque el cursor donde desea colocar la fecha y elija el estilo predefinido que desea utilizar. Luego haga clic en "Fecha y hora" en el grupo Texto de la pestaña "Inserción" en la cinta para iniciar el cuadro de diálogo "fecha y hora".

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Ahora, en el cuadro de diálogo Fecha y hora, elija اللغة y el formato apropiado, y seleccione una opción "Actualizar automáticamente", Luego haga clic en "OK".

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La fecha aparecerá como si la hubiera escrito manualmente, ya que en realidad es un campo automático que cambia según la fecha de mi computadora.

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نصيحة
Si no desea que la fecha sea dinámica (en otras palabras, desea que permanezca estática), siga el mismo proceso, pero no seleccione "Actualizar automáticamente".

4. Incluya una firma

Hay diferentes formas de incluir una firma en una carta en Microsoft Word, incluida agregar una firma digital a través de la herramienta Línea de firma de Word. Sin embargo, esta herramienta está diseñada para documentos más formales, como un contrato legal, y requiere un certificado de firma digital. También puedes intentar usar la herramienta de dibujo en Microsoft Word, pero esto puede parecer poco natural.

Para simplificar las cosas y al mismo tiempo garantizar que mi discurso siga pareciendo apropiado, me gusta firmar un papel a mano y luego subirlo a mi documento de Word.

Primero, utiliza un bolígrafo negro y papel blanco para crear la firma y toma una foto con tu teléfono. Luego envía la firma a tu computadora. Yo uso Microsoft Drop para hacer esto en segundos, pero también puedes enviarla por correo electrónico u otra plataforma en la nube, como OneDrive.

Regrese a su computadora y en Microsoft Word, haga clic en Insertar > Imágenes y luego haga clic en "este dispositivo".

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Una vez que haya seleccionado e insertado su firma, use la herramienta Recortar en la pestaña Formato de imagen para eliminar cualquier área adicional de los bordes.

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A continuación, utilice la herramienta Eliminar fondo en la pestaña Formato de imagen para eliminar cualquier color no deseado alrededor del borde de su firma.

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Cuando active esta herramienta, Word hará la mayor parte del trabajo por usted, ya que las áreas rosadas representan las secciones que Word ha identificado que deben eliminarse. También puede hacer clic en "Seleccionar áreas para conservar" y "Seleccionar áreas para eliminar" para mejorar aún más la imagen. Cuando esté satisfecho, haga clic "Mantener cambios".

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Cuando utilicé esta herramienta por primera vez, tenía dudas sobre qué tan bien funcionaría, pero me sorprendió gratamente lo fácil que era de usar (¡por eso ahora uso este método todo el tiempo!)

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نصيحة
Haga clic derecho en la firma final y haga clic en "Guardar como imagen" para poder usarla en documentos futuros. Solo asegúrate de guardarlo en un lugar seguro, como OneDrive Personal Vault.

5. Guardar como plantilla

Si está satisfecho con el aspecto de todo, está listo para guardar su documento como plantilla. Para hacer esto, presione F12 y en el cuadro de diálogo Guardar como, elija “Plantilla de Word” En la lista desplegable “Guardar tipo como“. Luego, después de darle a la plantilla un nombre apropiado, haga clic en "ahorrar", Y cerrar el documento.

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Ahora, vuelve a abrir Palabra, Y haga clic en “Nuevo” > “Personal”. Cuando haga clic en la plantilla guardada, se abrirá como un documento nuevo, listo para que lo modifique según sea necesario.

6. Corrección del discurso

Cuando haya terminado de escribir su carta, estará lista para ser revisada. Hay dos herramientas que siempre uso para hacer esto: Leer en voz alta y Editor, a las cuales se puede acceder a través de la pestaña Revisar en la cinta.

ملاحظة
Asegúrese de colocar el cursor al principio del documento antes de activar la herramienta Leer en voz alta.

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La herramienta de lectura en voz alta es útil porque es más probable que detectes cualquier cosa que no suene bien cuando te leen el mensaje. Microsoft Editor es igualmente útil, ya que comprobará su trabajo en busca de errores ortográficos y gramaticales, marcará cualquier idioma que no sea inclusivo, ofrecerá sugerencias para mejorar el estilo y más. También puedes utilizar Coaching con Copliot, pero necesitarás adquirir una licencia de Copliot para hacerlo.

Una vez que haya terminado, hay algunos otros pasos que puede seguir para mejorar el formato de Microsoft Word.

Escribir una carta usando Microsoft Word no requiere habilidades avanzadas, solo unos pocos pasos simples que pueden hacer que su carta sea más organizada y atractiva. Si sigue estos seis pasos, puede formatear un mensaje que deje una impresión positiva en el lector, lo que le facilitará alcanzar el objetivo del mensaje. Ahora tienes la guía para escribir cartas profesionales y organizadas en poco tiempo.

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