Funciones de Apple Pages que facilitan la colaboración en proyectos

Completar proyectos colaborativos de manera eficiente requiere herramientas confiables que faciliten compartir ideas y organizar el trabajo. Apple Pages es una opción ideal para tareas comunes gracias a su interfaz sencilla y funciones interactivas. En este artículo, repasamos las razones más importantes por las que Apple Pages es la solución ideal para gestionar tu próximo proyecto de forma fluida y eficaz.

los puntos principales

• Puede colaborar fácilmente en archivos de Pages utilizando el menú Compartir invitando a los participantes directamente o compartiendo sus documentos mediante un enlace.
• Los colaboradores pueden usar aplicaciones nativas o la versión web de Pages, y aquellos que colaboran a través de un enlace ni siquiera necesitan una cuenta de Apple.
• Puede seguir los cambios en los documentos colaborativos utilizando el rastreador de actividad o configurar notificaciones para actualizaciones.

Apple Pages es un potente procesador de textos que los propietarios de Mac, iPhone y iPad pueden utilizar de forma gratuita. Además de su facilidad de uso, la aplicación cuenta con potentes funciones de colaboración integradas.

Cómo colaborar en un archivo de Pages

Compartir en Pages funciona de manera idéntica en todas las plataformas, por lo que no importa si estás usando una Mac, iPhone o iPad. La única advertencia real es que necesitarás acceder a Pages principalmente a través de la cuenta de Apple que configuraste cuando compraste tu dispositivo.

Puedes colaborar en un archivo de Pages usando un botón "para compartir" En la barra de herramientas de Pages en la parte superior de la ventana. Después de seleccionar la opción "Colaborar", haga clic en "Solo las personas invitadas pueden editar" para acceder a opciones adicionales para compartir.

Elija quién puede acceder a su archivo (ya sea las personas a las que invite directamente o cualquier persona con un enlace que usted proporcione) y qué pueden hacer esas personas (ver su documento o realizar cambios). También puedes decidir si otros tienen la posibilidad de invitar a otras personas (a menos que estés compartiendo a través de un enlace).

Luego puede invitar a personas directamente usando varias opciones, incluida su lista de contactos frecuentes, u obtener un enlace usando la opción "Invitar usando un enlace" (que copia el enlace en su portapapeles). Luego puede transmitirlo a los posibles accionistas.

Sabrá que su documento se ha compartido correctamente cuando vea aparecer el icono "Colaborar" junto al botón "Compartir" en la parte superior de la pantalla. Como es de esperar de cualquier función de colaboración moderna, las páginas se actualizan en tiempo real a medida que los participantes realizan cambios.

Los colaboradores pueden usar cualquier cosa (incluso un navegador web)

Los colaboradores que reciben una invitación pueden usar cualquier dispositivo que elijan para acceder a su archivo. En una Mac, al hacer clic en un enlace a una invitación en Mail se intentará abrir la aplicación Pages. Si no tiene la aplicación, se le dirigirá a la versión web de Pages alojada en iCloud.com.

La versión web de Pages es una versión capaz, aunque simplificada, del procesador de textos de Apple. Carece de funciones más avanzadas, como la capacidad de crear una combinación de correspondencia, pero aún brinda acceso a un conjunto básico de herramientas para escribir, diseñar diseños de páginas y agregar comentarios.

Cualquiera que reciba una invitación directa para colaborar en un documento de Pages deberá registrarse para obtener una cuenta Apple gratuita (o iniciar sesión con una cuenta existente). Esto facilita que el propietario del documento elimine rápidamente a los participantes del documento utilizando el elemento de la barra de herramientas Colaboración.

No se necesita una cuenta de Apple (con enlace)

Si desea compartir su documento de Pages con cualquier persona y evitar la necesidad de una cuenta de Apple, elija Cualquiera con enlace en el menú Compartir y decida entre permisos de edición completos y un documento de solo lectura. Tenga en cuenta que elegir "Cualquier persona con un enlace" significa que otras personas pueden compartir su documento simplemente pasando el enlace a cualquier otra persona.

Cualquiera que comience a colaborar en un documento de Pages compartido a través de un enlace no necesitará registrarse para obtener una cuenta de Apple. En su lugar, se le pedirá que escriba su nombre para poder realizar un seguimiento de cualquier cambio asociado con él. El uso del mismo nombre en sesiones de edición posteriores asociará estos cambios con una única identidad.

No es posible revocar el acceso de personas cuando comparten mediante este método; en su lugar, debe desactivar el uso compartido por completo usando el menú Colaboración > Administrar documentos compartidos. Cuando hagas esto, el enlace dejará de funcionar. Compartir el documento nuevamente creará un nuevo enlace que podrá transmitir a cualquier colaborador potencial.

Este método de compartir es especialmente útil para crear un enlace de sólo lectura que puede pasar a cualquier persona, sin preocuparse por lo que sucede si el enlace se pasa a la persona equivocada. Como siempre, asegúrese de estar contento de que cualquiera pueda ver el contenido de su documento si sigue esta ruta.

Más información sobre los cambios en los documentos de Pages

El seguimiento de los cambios puede resultar complicado cuando se trata de documentos colaborativos de gran tamaño. Cada vez que cierres un documento y lo vuelvas a visitar, obtendrás un breve resumen de los cambios realizados en tu ausencia. Los propietarios de Mac, iPhone y iPad también pueden usar el panel Actividad para ver estos cambios con mayor profundidad (esta función no está disponible en la versión web, lo cual es frustrante).

Para ver los cambios, haga clic o toque el botón "Colaboración" en la barra de herramientas en la parte superior de la ventana, seguido de "Mostrar toda la actividad". Se abrirá el panel Actividad, que proporciona un resumen aproximado de los cambios realizados. Puede hacer clic en las flechas que aparecen para profundizar y ver cada cambio realizado.

Al hacer clic o tocar una entrada se resaltará la sección que se modificó. Cualquier comentario agregado al documento aparecerá en una entrada de actividad diferente. Los cambios se desglosarán por participante y página. Además, tus propios cambios también aparecerán en el panel.

Ir Colaboración > Configuración Actividad para configurar notificaciones de cualquier cambio que se produzca. Estas notificaciones se enviarán a su dispositivo como una notificación automática, no como un correo electrónico.

Cómo detener la colaboración en Pages

Puede detener la colaboración usando el botón "Colaboración" en la parte superior de la pantalla. Utilice el menú "Administrar documento compartido" para elegir "Deja de compartir".

Realizar cambios en el menú Compartir también interrumpirá el uso compartido. Por ejemplo, si pasa del modo "Cualquier persona con el enlace puede editar" al modo solo por invitación, el enlace dejará de funcionar inmediatamente. Cualquier persona que esté trabajando actualmente en su documento será notificada y ya no podrá ver ni realizar cambios.

¿Cómo destacan las páginas?

El éxito que tengas con Pages realmente depende de lo que esperas lograr. Si puedes ejecutar un procesador de texto localmente, definitivamente lo pasarás mejor, ya que la versión web de Pages carece de muchas cosas en comparación con Google Docs.

Como aplicación gratuita, Pages brilla. Si bien tendrás que pagar por Microsoft Word como parte de una suscripción o compra de Office, Pages está disponible de forma gratuita para cualquiera que compre un dispositivo Apple. No es ideal para colaborar en archivos en formato DOCX, pero si esa colaboración se produce dentro del ecosistema de Apple, es difícil de superar.

En comparación con otros programas gratuitos como LibreOffice Writer, Pages parece la mejor opción. Si bien Writer es mejor editando archivos DOCX, se queda corto porque carece de las funciones de colaboración, plantillas y toques finales que Apple invirtió en Pages.

Colabora también con otras aplicaciones de Apple
Las tres aplicaciones principales de iWork de Apple (Pages, Numbers y Keynote) admiten el mismo modelo de colaboración, lo que facilita compartir su trabajo con otras personas independientemente de si usan dispositivos Apple.

¿Aún no estás seguro acerca de Pages? Descubra por qué debería volver a probar el procesador de textos de Apple. Quizás también le interese saber que es posible que esté pasando por alto la utilidad Apple Numbers.