Descubra funciones ocultas que hacen que el uso de Microsoft Word sea más fácil y eficaz

Microsoft Word es una de las herramientas esenciales que utilizan millones de personas en todo el mundo todos los días. Con cada actualización, el programa agrega nuevas funciones que hacen que la experiencia del usuario sea más fluida y eficiente. Sin embargo, hay algunas funciones ocultas que muchos quizás no conozcan y que pueden mejorar significativamente su productividad. Ya sea que lo use para escribir documentos simples o preparar informes profesionales, estas características ocultas harán que usar Word sea una experiencia más fácil y eficiente.

¿Quieres impresionar a tus amigos y compañeros de trabajo? ¡Pruebe estas funciones ocultas de Microsoft Word! Es posible que haya utilizado Microsoft Word durante años, pero nunca aprovechó al máximo sus capacidades. Voy a compartir contigo ocho funciones ocultas en Word que a menudo pasan desapercibidas. Profundicemos en ello.

Generadores de texto aleatorio

¿Necesita un script temporal para probar el diseño de un documento o verificar cómo se ve su diseño con contenido real? Deje de copiar y pegar texto ficticio de sitios web aleatorios. Como alternativa, utilice el generador de texto aleatorio integrado de Microsoft Word. Es muy útil para diseñadores, desarrolladores o cualquier persona que cree plantillas de documentos.

Para usar esta función en Word, simplemente escriba =rand() para texto en inglés o =lorem() para texto clásico de Lorem Ipsum. También puede escribir =rand.old() para obtener un script de demostración antiguo en Word. ¿Quieres más control? Puede determinar la cantidad de párrafos y oraciones que necesita sumando números, como =rand(3,5), para tres párrafos de cinco oraciones cada uno.

Ocultar texto

¿Quiere ocultar notas secretas o borradores fuera de la vista pero no fuera de la mente? Pruebe la función de texto oculto en Microsoft Word. A menudo utilizo esta función cuando no quiero que aparezca información confidencial en la impresión final. También es útil para borradores o documentos colaborativos en los que quizás quieras dejar notas para ti o para otras personas sin saturar el contenido visual.

Seleccione el texto que desea ocultar, haga clic derecho y elija "Fuente". Luego, en el cuadro de diálogo, seleccione la opción "Oculto". O presione Ctrl + D Para abrir el menú Fuente y seleccionar un cuadro "oculto".

¡Eso es todo! El texto desaparece de la vista, pero sigue ahí. Puede recuperarlo seleccionando el texto completo y presionando Ctrl+Shift+H.

Crear una característica de tabla

Word tiene una función oculta que le permite crear tablas manualmente usando el teclado. En lugar de ir al “Inserción”Y para seleccionar una tabla, puede usar los símbolos + y - directamente en el documento para crear una tabla.

Esto le permite crear una fila con cinco columnas; Sin embargo, puede agregar más filas presionando la tecla Tab.

Otra forma de crear una tabla es escribir los datos con comas entre cada valor de columna, resaltarlos y luego ir a Insertar > Tabla > Convertir texto en tabla. Esto transformará instantáneamente sus datos en una tabla perfectamente organizada.

Corta las secciones por separado y pégalas.

La función oculta de cortar y pegar de Microsoft Word le permite reorganizar el contenido cortando y pegando varias secciones de texto a la vez.

Simplemente seleccione partes específicas y córtelas presionando Ctrl+F3 y repita según sea necesario. Cuando esté listo para pegar, presione Ctrl+Shift+F3 y pegue todo el texto copiado en la ubicación deseada sin afectar el resto del documento.

Por ejemplo, si hay una lista larga de nombres y solo desea seleccionar nombres específicos, esta función acelera el proceso al permitirle completarlo de una sola vez.

Convertidor de medidas

¿Necesita convertir rápidamente pulgadas a centímetros o Fahrenheit a Celsius mientras escribe un informe? Pruebe el conversor de medidas oculto integrado en Microsoft Word. Esta función le ayuda a cambiar fácilmente entre unidades como pulgadas, centímetros, pies y metros.

Para utilizar esta función, debe habilitarla desde Opciones de Word. Ir a Archivo > Opciones > Ortografía y seleccione Opciones de autocorrección.

A continuación, vaya a la pestaña "procedimientos" Y habilitar la función “Medidas adicionales”.

Resalte el número y su unidad, como 12 pulgadas. Luego haga clic derecho sobre él y seleccione “Medidas adicionales”. Word sugerirá posibles conversiones.

Pestañas de cinta personalizadas

¿Quiere acceder fácilmente a funciones específicas directamente desde las pestañas de la cinta? Intente crear su propia pestaña. Puede agrupar los comandos que utiliza con más frecuencia para un acceso rápido, lo que facilita su flujo de trabajo. No es necesario navegar entre pestañas ni buscar una función oculta en los menús.

Para comenzar, vaya a Archivo > Opciones > Personalizar cinta, Puede agregar una nueva pestaña que contenga sus comandos favoritos. Incluso puedes cambiarles el nombre y reorganizarlos según tus necesidades.

Una característica que me gusta agregar a mi cinta personalizada es la opción de reducirla a una sola página. Esta función intenta reducir la longitud del documento ajustando el tamaño de fuente y los bordes para reducirlo en una página. Aunque no siempre funciona perfectamente, especialmente con formatos complejos, vale la pena intentarlo.

Seleccionar texto verticalmente

El texto suele estar delineado horizontalmente entre líneas. ¿Pero sabías que también puedes seleccionar texto verticalmente? Simplemente mantenga presionada la tecla Alt mientras hace clic y arrastra con el mouse y podrá seleccionar texto en forma de columna.

Esto es especialmente útil cuando necesita seleccionar o eliminar elementos como números de menú o íconos sin afectar el resto del texto. A menudo uso esto cuando creo documentos para eliminar formatos no deseados, como eliminar sangrías de menús pegados de una sola vez.

Comparar documentos

¿Alguna vez ha deseado poder comparar fácilmente dos documentos para detectar las diferencias? Microsoft Word tiene una función que hace precisamente eso. Como redactor de contenido, cuando recibo artículos revisados ​​de clientes, suelo utilizar esta función para comparar los documentos revisados ​​y originales para identificar cambios.

Vaya a la pestaña Revisar, seleccione Comparar y abra ambos documentos. Microsoft Word mostrará las diferencias entre ellos, lo que facilitará la identificación de los cambios.

También hay una función de Inspector de documentos que garantiza que su documento esté limpio antes de compartirlo. Para usarlo, vaya a Archivo > Información > Verificar problemas y elija la opción "Escaneo de documentos". Esta herramienta busca comentarios ocultos, datos de identificación personal o contenido invisible y le brinda la opción de eliminarlos.

Otras características que quizás quieras saber

Hemos destacado algunas de las muchas funciones ocultas en Microsoft Word. Otras características valiosas incluyen Quick Parts, que le permite guardar texto, logotipos o títulos de uso frecuente e insertarlos con un solo clic. Otra joya oculta es la herramienta Captura de pantalla, ubicada en la pestaña Insertar, que le permite capturar e insertar capturas de pantalla de ventanas abiertas o áreas específicas de la pantalla.

También me gusta la función Cambiar mayúsculas y minúsculas en la pestaña Inicio, que te permite cambiar instantáneamente entre texto en mayúsculas y minúsculas o cambiar entre mayúsculas y minúsculas sin tener que volver a escribir. La función Leer en voz alta en la pestaña Revisar es excelente para verificar el flujo natural de su escritura leyéndola en voz alta.

Estas funciones ocultas pueden ahorrarle tiempo y hacer que su flujo de trabajo sea más eficiente. Así que prueba estas joyas ocultas la próxima vez que abras un documento.