Cómo utilizar Google Sheets para organizar y analizar sus datos con facilidad
Google Sheets se ha convertido en una de las herramientas imprescindibles para organizar y analizar datos. Ya sea que necesite preparar informes financieros, administrar listas u organizar proyectos, esta herramienta proporciona muchas funciones que facilitan el proceso. Con su interfaz sencilla y muchas opciones avanzadas, Google Sheets puede satisfacer las necesidades tanto de principiantes como de profesionales. En este artículo, te mostraremos cómo empezar a utilizar Google Sheets y las herramientas más destacadas que te ayudarán a acelerar el trabajo y mejorar la productividad.
Si recién estás comenzando con Google Sheets, sus amplias funciones y extras pueden resultar un poco abrumadores. A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a empezar rápidamente con esta alternativa potente, gratuita y basada en la nube a Microsoft Excel.
¿Qué es Hojas de cálculo de Google?
Si ha oído hablar de Google Sheets antes, no dude en seguir adelante. Si nunca ha oído hablar de él, aquí tiene un curso intensivo sobre lo que necesita saber. Repasaremos los conceptos básicos y le explicaremos qué es Google Sheets y cómo puede empezar de inmediato.
Google Sheets es un programa de hoja de cálculo gratuito basado en la nube que ofrece Google como parte del paquete completo de Office Google Workspace para competir con Microsoft Office. Otros servicios clave incluidos en la suite basada en la nube son Docs (Word) y Slides (PowerPoint).
Google Sheets está disponible en todos los dispositivos y plataformas; Todo lo que necesitas es una conexión a Internet y un navegador web (o, en el caso de un teléfono móvil, la aplicación adecuada). Google se encarga del resto del trabajo y hace la mayor parte del trabajo duro mientras ejecuta el software en la nube. Como Sheets es un programa de hojas de cálculo en línea, puedes compartir y colaborar con varias personas en el mismo documento y realizar un seguimiento de las revisiones, cambios y sugerencias en tiempo real.
Sheets admite varios tipos de archivos diferentes, incluidos XLS, XLSX, XLSM, TXT, ODS y CSV, lo que facilita la visualización y conversión de archivos de Microsoft Office directamente desde Google Drive.
Cómo registrarse para obtener una cuenta
Lo primero que debe hacer antes de poder utilizar Google Sheets es registrarse para obtener una cuenta de Google. Si ya tiene una cuenta, no dude en pasar a la siguiente sección. Si no tiene una cuenta, repasaremos el método simple. Para crear una cuenta de Google Y prepárate para usar Sheets.
Ir cuentas.google.com, Y haga clic en "Crea una cuenta", Luego “Para mí”.
En la página siguiente, escribirá información básica, como su nombre y apellido (opcional).
A continuación, deberá proporcionar su fecha de nacimiento y sexo. Algunos servicios de Google se basan en la edad, por lo que se requiere una fecha de nacimiento. Google explica con más detalle por qué se requiere esta información en Este útil documento de soporte.
Después de eso, finalmente podrás elegir tu dirección de correo electrónico. Google crea automáticamente algunas direcciones según su nombre, pero también hay un botón en el que puede hacer clic donde puede escribir su correo electrónico.
En este punto, es momento de crear una contraseña segura. Por motivos de seguridad, no utilice una contraseña que haya utilizado en otro lugar ni la escriba en una hoja de papel en algún lugar. Recomiendo usar un administrador de contraseñas, algo que he usado durante muchos años y por el que juro. Un administrador de contraseñas no solo lo ayuda a crear contraseñas sólidas, seguras y únicas, sino que las recuerda todas por usted.
Finalmente, deberás confirmar que no eres un bot y configurar un correo electrónico de recuperación. Comience proporcionando un número de teléfono móvil donde Google pueda enviarle un código de verificación por SMS e ingresarlo. Luego, en la página siguiente, ingresará un correo electrónico de recuperación que se utilizará si pierde el acceso a la cuenta por algún motivo.
Cómo crear una hoja de cálculo en blanco
Ahora que tienes una cuenta de Google, es hora de crear tu primera hoja de cálculo. Ir a Hojas de cálculo de Google Y haga clic en el botón "Hoja de cálculo en blanco" con el símbolo "+" multicolor.
نصيحة
Si está utilizando Google Chrome, puede escribir hojas.nueva directamente en la barra de direcciones para crear una nueva hoja en blanco y abrirla.
Cómo importar una hoja de cálculo de Microsoft Excel
Incluso si eres completamente nuevo en Google Sheets, es posible que ya tengas algunos archivos de Microsoft Excel que te gustaría usar en la nube. Si este es el caso, todo lo que tienes que hacer es subir todos tus documentos de Excel y Google hará el resto. Aunque es posible que no admita algunas de las funciones y efectos más avanzados de Excel, Google Sheets funciona bien con la mayoría de las fórmulas y técnicas existentes y siempre agrega más funciones.
Para importar un documento de Excel, puede utilizar el sitio web de Google Sheets o Google Drive para cargar sus archivos. Ambos métodos le permiten arrastrar y soltar un archivo desde su computadora directamente a su navegador web para cargarlo fácilmente. Drive contiene todos los archivos que has subido, pero para mayor comodidad, cuando te diriges a Página de inicio de hojas, Solo te muestra las hojas de cálculo que has descargado o creado, y nada más.
Para cargar un archivo de Excel directamente al sitio web de Google Sheets, deberá comenzar haciendo clic en el ícono de carpeta en el lado derecho de la pantalla, encima de los nombres de los archivos. Luego haga clic en "Cargar" en la pestaña Opciones en la ventana emergente. Ahora, puede hacer clic para navegar a su computadora o arrastrar y soltar el archivo de Excel en la ventana de su navegador para cargarlo.
Una vez que carga un archivo de Excel, Hojas de cálculo lo convierte y abre automáticamente, listo para comenzar a editarlo, compartirlo o colaborar. Para abrir un archivo de Excel o una hoja de cálculo que desee editar y que ya esté cargado, simplemente busque el nombre del archivo en la página de inicio de Hojas de cálculo y haga clic en él.
Cuando el documento esté terminado, podrá descargarlo en formato XLSX, ODS, PDF, HTML, CSV o TSV. Haga clic en Archivo > Descargar, luego haga clic en el formato deseado y se descargará directamente donde guarda los archivos desde su navegador.
Cómo colaborar en documentos con otros
Una de las mejores características de Google Sheets es la capacidad de crear un enlace para compartir que permite a cualquier persona con el enlace ver, comentar o editar su documento. En lugar de enviar un archivo entre colaboradores, puede realizar ediciones y sugerencias al mismo tiempo, como si estuvieran todos reunidos en la misma computadora en tiempo real.
Desde el documento que desea compartir, haga clic en el botón "para compartir" En la esquina superior derecha para elegir cómo enviar un enlace a su archivo y a quién desea enviar un enlace. Puede ingresar direcciones de correo electrónico manualmente o hacer clic "Obtener enlace para compartir" Distribuya usted mismo la invitación en la esquina superior.
En la lista desplegable, puede modificar la cantidad de autoridad que tienen los usuarios compartidos sobre el archivo cuando selecciona una de las siguientes opciones:
- Apagar: Compartir está deshabilitado. Si anteriormente compartió un enlace con otras personas, ese enlace ya no funcionará y revocará los permisos que tenían antes.
- Cualquiera que tenga el enlace puede editar: Proporciona a los usuarios suscritos acceso completo de lectura y escritura. Sin embargo, no pueden eliminarlo de Drive, sino que esto sólo se aplica al contenido del archivo.
- أCualquiera que tenga el enlace puede comentar.: permite a los usuarios compartidos dejar comentarios si lo desean, ideal para proyectos de equipo.
- Cualquiera que tenga el enlace puede ver: Los usuarios suscritos pueden ver el archivo, pero no pueden modificarlo de ninguna manera. Esta es la acción predeterminada al compartir un archivo y la mejor opción si intentas compartir un archivo para descargarlo.
Puedes hacer mucho con estos enlaces para compartir, que también funcionan con otros archivos de Drive y en dispositivos móviles.
Proteger celdas en hojas de cálculo compartidas para que no puedan editarse
La capacidad de compartir y colaborar en documentos utilizando Google Sheets es sin duda una de las mejores funciones. Sin embargo, a veces se desea preservar la integridad de determinadas células y evitar que alguien intente modificarlas. Por lo tanto, si comparte una hoja de cálculo con un grupo de personas pero desea evitar que puedan editar ciertas celdas del archivo, es posible que desee revocar su acceso a ella.
Resalte todas las celdas que desea proteger y luego haga clic en Datos > Proteger hojas de cálculo y rangos en la barra de herramientas. El panel Hojas de cálculo y rangos protegidos aparece a la derecha. Aquí puede ingresar una breve descripción y luego hacer clic en "Establecer permisos" para personalizar los permisos de protección celular.
De forma predeterminada, cualquier persona que ya tenga permiso para editar el documento puede editar cada celda de la página. Haga clic en el menú desplegable debajo de "Restringir quién puede editar este rango" y luego haga clic en "Personalizar" para establecer quién puede editar las celdas seleccionadas. También puede copiar permisos de otro ámbito si ya ha configurado permisos en otra parte del documento.
En la lista de personas que pueden editar, todas las personas con las que ha compartido permisos de edición están seleccionadas de forma predeterminada. Deselecciona a cualquier persona que no quieras que pueda editar las celdas. especificado, Luego haga clic en "Listo".
Cada vez que alguien intenta cambiar o editar las celdas que acaba de proteger, ve un mensaje que le indica que las celdas/hoja.
Cómo ver todos los cambios recientes
Cuando compartes documentos con otras personas, es difícil realizar un seguimiento de todos los pequeños cambios que ocurren si no estás presente. Por eso existe la pista de auditoría. Google Sheets rastrea todos los cambios que ocurren en un documento y los agrupa en períodos de tiempo, lo que reduce el desorden.
Incluso puedes revertir un archivo a cualquiera de las versiones anteriores enumeradas en la vista del historial con un solo clic del mouse. Los cambios realizados por cada miembro del equipo tienen diferentes colores, lo que facilita realizar un seguimiento de quién hizo qué mientras no estabas mirando.
Puede ver una lista de todos los cambios recientes haciendo clic en Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones.
Cómo utilizar Google Sheets sin conexión
¿Qué pasa si necesitas acceder? ¿Google Sheets pero no tienes conexión a Internet? a pesar de que Hojas de cálculo de Google Ser un producto basado en la web no significa que no puedas usarlo sin conexión. Debe descargar la extensión para Chrome y asegurarse de que el archivo esté habilitado para uso sin conexión de antemano. Cualquier cambio que realice en el archivo se actualizará la próxima vez que se conecte a Internet.
Después de descargar la extensión oficial para Chrome, vaya a la página de inicio de Google Sheets y en la esquina superior izquierda, haga clic en el menú “Hamburguesa” > “Configuración”. Una vez aquí, activa Sin conexión y luego toca "OK".
Para ahorrar espacio de almacenamiento en su dispositivo local, Google solo descarga los archivos a los que accedió más recientemente y los pone a disposición sin conexión. Para habilitar manualmente un archivo, haga clic en el ícono de tres puntos, luego cambie "Disponible sin conexión" a "Activado".
Cómo hacer referencia a otras hojas de cálculo
Ahora que hemos resuelto la mayoría de los conceptos básicos, profundicemos en algunas de las funciones más avanzadas de Google Sheets. Estas funciones son similares a las que encontraría en Excel, pero pueden modificarse ligeramente para que funcionen en Google Sheets. Una de las cosas más importantes que uso en Google Sheets es hacer referencia a información entre pestañas de hojas.
Para hacer referencia a otras pestañas en una hoja de cálculo de Google, simplemente escriba el nombre de la pestaña seguido de un signo de exclamación y el número de celda.
=Tab1!A3
Cómo utilizar un formulario para recopilar respuestas automáticamente
Para crear un formulario, comenzará creando una nueva hoja de Google o seleccionando un documento existente. Desde allí, haga clic en "Herramientas" y luego en "Crear nuevo formulario". Se abrirá una nueva pestaña que le permitirá personalizar las preguntas y el estilo del formulario.
Todos los datos ingresados en el formulario se colocarán en una pestaña recién creada en el documento llamada "Respuestas del Formulario 1". Puede cambiar el nombre y personalizar esta pestaña según sea necesario, así como consultar la información contenida en ella en otras pestañas como se mencionó anteriormente.
Traducir palabras directamente en Google Sheets
¿Necesitas traducir palabras o frases de un idioma a otro sin salir de la página? Bueno, existe una fórmula especial que puedes usar para traducir palabras individuales, o incluso un grupo de ellas, directamente a celdas de Hojas de cálculo de Google. La fórmula se ve así:
=GOOGLETRANSLATE("texto", "idioma de origen", "idioma de destino")
Cuando desee traducir texto en su documento, puede escribir las palabras que desea traducir directamente en la fórmula o escribir en la celda que contiene la palabra/frase que desea traducir. Aquí señalamos el texto en la celda A2, configuramos el idioma de entrada como inglés (en) y el idioma de salida como chino (zh), luego presionamos Enter y observamos cómo hace su trabajo.
Automatiza tareas tediosas usando macros
Google Sheets le permite automatizar tareas repetitivas utilizando una secuencia específica de instrucciones para aumentar la productividad dentro de sus hojas de cálculo. Cuando haces clic en "Registrarse", Google Sheets crea un script que contiene todo el código para repetir los tediosos y monótonos pasos.
Cuando graba una macro en Google Sheets, automáticamente crea un script de aplicación que contiene todo el código para replicar sus acciones por usted. Esto significa que puedes crear macros complejas sin saber escribir código. La próxima vez que lo ejecute, Google Sheets hará todo lo que hizo cuando grabó la macro. Básicamente, le enseñas a Google Sheets cómo manipular un documento a tu gusto con un solo comando.
A continuación se muestran algunos ejemplos de sus poderosas funciones:
- Aplicar formato y estilos.
- Crea hojas de cálculo completamente nuevas.
- Utilice cualquier función, barra de herramientas, menú o característica de Google Sheets.
- Para comenzar, inicie Google Sheets y haga clic en Extensiones > Macros > Grabar macro.
Esto abre el menú de grabación en la parte inferior de la ventana, con dos opciones para capturar sus acciones:
- Referencias absolutas: la macro realizará tareas solo en las celdas específicas que registre. Si inclina la celda B1, la macro solo inclinará B1 independientemente de en qué celda haga clic.
- Referencias relativas: la macro realizará tareas en las celdas seleccionadas, independientemente de su ubicación en la hoja. Si inclina B1 y C1, puede reutilizar la misma macro para inclinar las celdas D1 y E1 más adelante.
Decida si desea una referencia absoluta o relativa y luego podrá comenzar a hacer clic, formatear y decirle a sus hojas de cálculo el orden en el que desea que se repitan estas acciones.
Ahora puede comenzar a mover celdas, aplicar formatos, crear funciones, etc.
Después de haber capturado todas las acciones para esta macro, haga clic en "ahorrar".
Ingrese un nombre para su macro. Google también te permite crear accesos directos para hasta diez macros. Si desea asociar una macro con un método abreviado de teclado, ingrese un número del 0 al 9 en el espacio provisto. Cuando termine, haga clic en "ahorrar".
Si necesita modificar el nombre o la abreviatura de la macro, puede editar la macro haciendo clic en Complementos > Macros > Administrar macros.
En la ventana que se abre, realice los ajustes necesarios y luego haga clic en "actualizar".
La próxima vez que toque el acceso directo asociado con la macro, se ejecutará sin tener que abrir el menú de macro desde la barra de herramientas.
Si su macro es una referencia absoluta, puede ejecutarla presionando un método abreviado de teclado o yendo a Extensiones > Macros > Su macro y luego haciendo clic en la opción adecuada.
De lo contrario, si su macro es una referencia relativa, resalte las celdas de su hoja de cálculo en las que desea ejecutar la macro y presione el acceso directo correspondiente, o haga clic en Herramientas > Macros > Su macro.
Cómo eliminar duplicados fácilmente
¿Necesita eliminar un montón de entradas duplicadas en su hoja de cálculo? No hay ningún problema con la función incorporada de Google Sheets para hacer esto. Con la función de limpieza de datos de Google, podrás limpiar duplicados o espacios en blanco con solo hacer clic en un botón. Google incluso tiene sugerencias de limpieza ahora, todo sin que tengas que escribir ningún script.
Resalte la tabla/celdas que contienen duplicados que desea eliminar y luego haga clic en Datos > Limpiar datos > Eliminar duplicados. Si los datos contienen una fila de encabezado, asegúrese de que la casilla "Los datos contienen una fila de encabezado" esté marcada y luego haga clic en "Eliminar duplicados".
Ahora que ha aprendido todos los conceptos básicos de Google Sheets, puede convertirse en un verdadero usuario avanzado agregando complementos. Los complementos son muy similares a las extensiones del navegador web, pero son específicos de Google Sheets y le permiten obtener funciones adicionales de desarrolladores externos. Puede instalar herramientas para buscar datos automáticamente y calcular fórmulas, distribuir documentos a los estudiantes, crear informes comerciales e incluso enviar correos electrónicos directamente desde un documento.
Google Sheets no es solo una herramienta gratuita, es una herramienta poderosa para organizar y analizar datos de manera efectiva. Al aprender las herramientas básicas y avanzadas que ofrece Google Sheets, los usuarios pueden mejorar su trabajo diario, ya sea en proyectos personales o comerciales. Intente aplicar lo que ha aprendido aquí y comience a explorar más posibilidades de las hojas de cálculo para facilitar muchas de sus tareas diarias.