Cómo formatear valores antiguos en Excel para mejorar los datos y hacerlos más precisos

Cuando trabaje con datos en Excel, es posible que deba reformatear los valores obsoletos que contienen errores o deben actualizarse. Ya sea que se trate de fechas, números o texto, formatear correctamente los valores históricos puede mejorar la precisión de los datos y facilitar el análisis. Dar formato a los valores en Excel ayuda a mantener la coherencia y facilita el trabajo con hojas de cálculo grandes. En este artículo, aprenderemos cómo formatear valores históricos de manera efectiva y por qué este proceso es importante para mejorar la experiencia de trabajar con datos.

Consejos rápidos

• El formato de valor antiguo es útil si utiliza con frecuencia el modo de cálculo manual en Excel. Le permite notar más fácilmente las celdas que pueden verse afectadas por cambios en la tabla.
• Para los usuarios de Microsoft 365, Excel tiene una opción de formato de valor heredado incorporada, que borra cualquier dato que pueda verse afectado por los cambios.
• Puede realizar el formateo de valores heredados en Excel manualmente, pero nunca será una solución perfecta.

Si recién está comenzando a usar Microsoft Excel, es posible que esté acostumbrado a que el programa aplique automáticamente cualquier cambio y vuelva a calcular los resultados de las celdas para todas las fórmulas dentro de una hoja de datos. Sin embargo, una vez que el conjunto de datos aumenta, los cálculos automáticos pueden requerir una cantidad significativa de tiempo y recursos de CPU para completarse. Esto puede hacer que el programa se bloquee o incluso se congele hasta que vuelva a calcular todas las celdas. Además, cuando agregas una nueva celda o modificas algo, el proceso comienza de nuevo. Los cálculos manuales le permiten seleccionar un rango de celdas para volver a calcular solo cuando lo desee.

En casos normales, esto presenta un pequeño dilema. Si deja el rango en Manual durante demasiado tiempo sin forzar un nuevo cálculo, es posible que obtenga valores que se calcularon hace un tiempo sin que usted lo sepa. El formato de valor heredado de Excel tiene como objetivo corregir esto.

¿Cuál es el formato de valor antiguo?

En pocas palabras, el formato de valor antiguo muestra celdas que pueden haber sido afectadas por cambios recientes en otras partes del conjunto de datos.

Consideremos un ejemplo básico. Tiene un conjunto de datos de ventas para algunos vendedores y todas sus ventas durante todo el mes. Las ventas totales se utilizan para calcular la comisión de cada vendedor. Para evitar volver a calcular los totales constantemente, puede realizar cálculos de comisiones al final de cada período de pago. Sin embargo, con una comisión basada en las ventas totales, los valores que cambian en cualquier lugar (como un reembolso que cambia la cantidad de algunos artículos) se transferirán a ese valor.

Sin formatear el valor anterior, no hay forma de detectar si los valores calculados previamente siguen siendo correctos. La única forma de garantizar que su conjunto de datos esté actualizado es forzar otro recálculo.

Formato de valores heredados de Microsoft 365

Normalmente, Excel no ofrece ninguna opción para formatear valores antiguos en Excel. Sin embargo, en 2023, Microsoft comenzó a implementar una función beta para los Microsoft Insiders que usaban el Canal Beta en Windows. En noviembre de 2024, la función comenzó a implementarse para todos los usuarios que trabajan en Excel para Microsoft 365.

Los conceptos básicos para formatear nuevos valores antiguos en Excel son simples: los valores antiguos se detectan, muestran y tachan instantáneamente. A continuación, puede seleccionar una celda con un valor antiguo y forzar un nuevo cálculo presionando "F9".

Luego, se actualizará todo el conjunto de datos y se eliminarán todos los valores tachados, al menos hasta que comiences a realizar más cambios que creen más valores antiguos.

La característica de formato de valor heredado comenzó con Excel 365 para Windows, versión 2409 (compilación 18025.20126 o posterior). Sin embargo, es posible que no esté disponible para todos los usuarios de inmediato.

Además, la opción todavía está limitada a esa única versión de Excel y no hay forma de cambiar el formato que utilizará Excel para los valores heredados. La exclusión de la lista es la única opción que tiene, al menos por ahora.

Formatear manualmente valores antiguos en Excel

Si está utilizando otra versión de Windows o desea un formato de raspado diferente, puede implementar un sistema básico de marca de tiempo para realizar un seguimiento de las celdas modificadas recientemente.

Paso 1: Agregue una columna de marca de tiempo junto a los valores que se recalculan o cambian con frecuencia. La columna debe estar en formato de fecha. Digamos que nuestros valores están en la columna B. Usaremos la columna auxiliar C para las marcas de tiempo.

Paso 2: Siempre que ingrese o edite un valor en algún lugar de la columna B, vaya a la misma fila en la columna C y presione “Ctrl + Shift +;” Luego "Ctrl +;" Esto agrega una marca de tiempo con la hora y fecha de edición.

Paso 3: Realice un formato condicional para la columna de marca de tiempo (Formato condicional > Nueva regla).

Paso 4: Por ejemplo, puede resaltar todas las celdas que contienen un valor de más de siete días usando =TODAY() – $B1 > 7. La aplicación de la fórmula en formato condicional debería cambiar la referencia de la celda para calcular las filas adecuadamente.+9

Después de eso, normalmente podrá ver las celdas que se cambiaron hace un tiempo y que pueden contener valores obsoletos.

También puedes jugar con diferentes requisitos de marca de tiempo (como que los valores antiguos sean los más recientes en lugar de los más antiguos).