Trucos útiles de Microsoft Excel que facilitan tu trabajo

Microsoft Excel es una poderosa herramienta utilizada todos los días por millones de personas para organizar y analizar datos. Sin embargo, existen muchos trucos poco conocidos que pueden mejorar tu productividad y ahorrar tiempo. Si desea trabajar de manera más eficiente y realizar sus tareas fácilmente, estos trucos marcarán una gran diferencia. En este artículo, revisaremos siete trucos únicos de Excel que pueden cambiar la forma en que trabaja con datos.

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Una ventaja de utilizar Excel es que supone una curva de aprendizaje constante. Incluso para los profesionales más experimentados, siempre hay más consejos y trucos que podemos aprender a lo largo del camino para mejorar nuestra experiencia en hojas de cálculo. Estos son algunos de mis consejos favoritos.

1. Ocultar datos manteniendo las celdas

Sorprende que Excel no tenga un comando directo para ocultar datos en celdas visibles, ya que esta función tiene muchos usos.

En este mapa de calor de Excel, que muestra la posición desde la que se marcaron los goles, las celdas de colores hablan por sí solas, por lo que no es necesario mostrar los números correspondientes.

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Del mismo modo, las puntuaciones de esta tabla se derivan de un cálculo que no tiene valor numérico (excepto para fines comparativos) y las barras de datos de esta tabla me dan una imagen clara de cómo se comparan los empleados. Como resultado, no es necesario que aparezcan las puntuaciones totales.

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Cuando imprimo esta hoja de información, quiero ocultar el salario del empleado, ya que es información sensible.

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Para guardar estas celdas pero ocultar sus datos, después de seleccionarlas, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo "Dar formato a los números" En la esquina del grupo Números en la pestaña Inicio.

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A continuación, toque "personalizado" En la lista del lado izquierdo, escriba ;;; (tres puntos y coma) en el campo Tipo.

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Cuando haces clic "DE ACUERDO", Los números de las celdas seleccionadas desaparecerán, aunque los datos sigan ahí.

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نصيحة
Si alguna vez desea ver datos o una fórmula que ha ocultado, seleccione la celda y vea la barra de fórmulas en la parte superior de su hoja de cálculo.

2. Cambiar datos digitales a texto analógico.

Hay muchas formas de crear texto basado en datos, incluida la función BUSCAR XL, el formato condicional y la función CAMBIAR. Sin embargo, muchas de estas técnicas requieren columnas separadas para los datos y su texto representativo.

En la columna D de esta hoja de datos, quiero que Excel convierta los números positivos en "GANANCIAS", los números negativos en "PÉRDIDA" y los ceros en "EQUIPO".

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Si desea hacer lo mismo, seleccione las celdas relevantes, haga clic derecho y luego haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo Formato de número en el grupo Números en la pestaña Inicio.

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Ahora, después de hacer clic en "Personalizado", escriba "ganancia"; "pérdida"; "atar" En el campo Tipo, asegúrese de utilizar comillas dobles alrededor de cada frase y un punto y coma para separarlas. También es importante que escribas las expresiones en este orden: la primera para números positivos, la segunda para números negativos y la tercera para cero.

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Cuando hace clic en Aceptar, los números cambian a las palabras que seleccionó en el paso anterior, lo que le facilita evaluar sus datos de inmediato.

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3. Cortar, copiar, reemplazar e insertar celdas, filas y columnas.

Durante mucho tiempo he utilizado varios pasos para mover, copiar e insertar celdas, filas y columnas en mi hoja de cálculo. Cuando me di cuenta de que podía usar el mouse mientras presionaba una o dos teclas del teclado, esto aceleró enormemente la organización de los datos.

Reemplazo: haga clic y arrastre

Para reemplazar el contenido de una celda, fila o columna por otra, simplemente selecciónela, haga clic en ella y arrástrela hacia donde desee. Luego haga clic en Aceptar cuando Excel le recuerde que está a punto de reemplazar algunos datos.

Copiar y reemplazar: Ctrl, hacer clic y arrastrar

Para duplicar el contenido de una celda, fila o columna donde ya se ingresaron datos, seleccione la celda, fila o columna relevante, mantenga presionada la tecla Ctrl y arrástrela a su ubicación copiada. Por extraño que parezca, cuando realizas esta acción, Excel no te recuerda que estás a punto de sobrescribir algunos datos, así que asegúrate de que esto es lo que realmente quieres hacer antes de hacerlo.

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Cortar e insertar: Mayús, hacer clic y arrastrar

Si desea comprimir el contenido de una celda, fila o columna entre datos existentes sin reemplazarlos, mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic y arrastra.

Copiar e insertar: Shift+Ctrl, hacer clic y arrastrar

Finalmente, para crear una copia de una celda, fila o columna sin perder ningún dato en el proceso, mantenga presionadas las teclas Mayús y Ctrl mientras hace clic y arrastra.

4. Repetir el último procedimiento.

Probablemente esté familiarizado con la herramienta Copiar formato, que replica el formato de un área de Excel a otra. Además, si hace doble clic en el icono Copiar formato, puede aplicar formato a varias áreas separadas de su hoja de cálculo.

Una forma similar (pero ligeramente diferente y más importante) de lograr la repetición es la tecla F4. Format Painter copia todo el formato de la celda o celdas seleccionadas y F4 repite la última acción, incluido pegar, insertar y eliminar filas, agregar formato a las celdas y agregar nuevas hojas de trabajo.

En este ejemplo, la jefa de mi equipo me pidió que insertara una nueva columna entre cada columna existente para poder agregar algunos comentarios analíticos. Primero, haré clic derecho en el encabezado de la columna C para seleccionar la columna completa y luego haré clic en Insertar para agregar una columna entre las columnas B y C.

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Ahora seleccionaré la columna E.

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Cuando presiono F4, se agregará una nueva columna entre las columnas C y D, y luego puedo hacer lo mismo con las columnas restantes.

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Esto me evita tener que hacer clic en Insertar cada vez y me ayuda a evitar el método propenso a errores de seleccionar primero todas las columnas relevantes. Recuerde, este consejo se puede utilizar para replicar cualquier acción en Excel, ¡así que adelante y pruébelo!

ملاحظة
F4 desempeña diferentes roles en diferentes circunstancias. Por ejemplo, si está escribiendo una fórmula, al presionar F4 se alterna entre referencias relativas, absolutas y mixtas.

5. Inserte, seleccione y desmarque varias casillas a la vez

La herramienta Casilla de verificación de Excel, agregada al programa en junio de 2024, es excelente para crear listas de verificación, rastrear el progreso de las tareas y visualizar datos en un instante.

Para agregar una casilla de verificación, haga clic en Casilla de verificación en la pestaña Insertar de la cinta. Si no ve una opción de casilla de verificación, personalice la cinta o use el cuadro de búsqueda de Excel en la parte superior de la ventana.

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Para agregar varias casillas de verificación a varias celdas al mismo tiempo, seleccione primero las celdas relevantes y luego haga clic en Casilla de verificación en la pestaña Insertar.

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Aunque puede usar el mouse para seleccionar y deseleccionar casillas de verificación, este proceso llevará mucho tiempo si desea seleccionar o deseleccionar una gran cantidad de cuadros de texto al mismo tiempo. Alternativamente, seleccione todas las celdas que contienen las casillas de verificación que desea seleccionar o anular la selección y luego presione la barra espaciadora.

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6. Agregue la fecha y hora actuales (fijas)

Las funciones de fecha y hora de Excel, como AHORA y HOY, son excelentes para devolver una fecha y hora que se actualiza cada vez que realiza una acción en Excel (también conocidas como funciones variables).

Sin embargo, a veces es posible que prefiera agregar la fecha y hora actuales como un marcador de tiempo fijo, como cuando se especifica la hora en que se completó una tarea. Puedes hacer esto usando atajos de teclado simples:

  • Presione Ctrl+; Para insertar la fecha actual.
  • Presione Ctrl+Mayús+; Para insertar la hora actual.
  • Presione Ctrl+; > Espacio > Ctrl+Mayús+; Para insertar la fecha y hora actuales juntas en la misma celda.

7. Duplica la ventana de Excel.

Si está trabajando en una hoja de trabajo grande, puede resultar útil mostrar diferentes áreas al mismo tiempo. Del mismo modo, puede resultarle útil ver dos pestañas a la vez, lo que le evitará tener que hacer clic entre ellas. Aquí es donde resulta útil la herramienta Nueva ventana de Excel, a la que se puede acceder a través de la pestaña Ver en la cinta.

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Cuando hace clic en este icono, se abre una copia duplicada de su libro en una nueva ventana. Cualquier cambio que realice en una copia se actualizará automáticamente en la otra y podrá cerrar el original o duplicarlo cuando esté listo para volver a la vista de ventana única.

نصيحة
Presione Windows+Z para reorganizar cómo aparecen las ventanas duplicadas de Excel en su pantalla.

Aprender nuevos trucos y consejos de Excel es una forma de mejorar su eficiencia y flujo de trabajo. Sin embargo, otra forma de convertirse en un profesional de Excel es conocer las muchas trampas en las que la gente suele caer cuando utiliza el software, lo que significa que puede evitar los mismos problemas mientras trabaja.

Excel no es sólo un programa de entrada de datos, es una herramienta integrada que le ayuda a lograr eficiencia y profesionalismo. Usando los trucos que mencionamos podrás facilitar tu trabajo y lograr mejores resultados en menos tiempo. Pruebe estos consejos y comience a explorar nuevas posibilidades que le brindarán una experiencia más fácil y efectiva.

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