Formatear tablas y analizar datos requiere mucho tiempo, especialmente cuando las filas y columnas contienen cientos de valores variables. Google Sheets ahora es más inteligente y te permite usar funciones impulsadas por IA para organizar datos automáticamente, sugerir fórmulas y resumir información sin escribir una sola línea de código.
Ya sea que esté trabajando en informes semanales, hojas de cálculo financieras o archivos de trabajo en equipo, las herramientas de inteligencia artificial en Hojas de cálculo de Google pueden ayudarlo a realizar el trabajo de manera rápida y precisa. En esta guía, aprenderá cómo comenzar a utilizar estas herramientas, qué características ofrecen y cómo personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.
La funcionalidad de inteligencia artificial de Google inserta modelos de lenguaje impulsados por Gemini directamente en las celdas de su hoja de cálculo sin ningún complemento. Con él, puedes generar texto nuevo, resumir bloques de datos, clasificar entradas o incluso adivinar sentimientos, todo escribiendo una fórmula simple.
nota
La funcionalidad de inteligencia artificial de Google Sheets es parte de Google Workspace Labs y está impulsada por Gemini AI de Google. Si Ask Gemini está habilitado en Hojas de cálculo de Google, puedes acceder fácilmente a la funcionalidad de IA en tus hojas de cálculo.
Estructura de la función AI()
La función IA tiene dos argumentos:
=AI(prompt, [celda_de_referencia_o_rango])
Donde
Aviso (obligatorio): Una cadena de texto entre comillas que le dice a la IA lo que desea. Por ejemplo, podrías escribir una instrucción sencilla como “Resume esta reseña en una oración” o cualquier otra cosa que necesites.
cell_reference_or_range (opcional): esta directiva especifica la celda (o rango de celdas) que contiene los datos sobre los que desea que opere la IA.
Si omite la referencia, la IA utilizará un razonamiento basado solo en el contexto, que puede generar resultados sorprendentemente útiles al ignorar todo el contenido de la celda. Además, la función devuelve texto sin formato, por lo que puedes vincularlo a otras fórmulas (por ejemplo, utiliza la función LEFT() para obtener solo las primeras palabras).
Cómo utilizar la función AI()
Abra o cree una hoja de cálculo de Google y asegúrese de estar usando una cuenta que pueda acceder a Gemini for Workspace. Haga clic en la celda donde desea utilizar la función IA. Luego escribe =AI() y comienza a escribir el mensaje. Puedes usar lenguaje natural, así que no te preocupes demasiado por la sintaxis. Seleccione su rango de datos o regrese a las celdas relevantes. La inteligencia artificial utilizará estos datos para generar información.
Al presionar el botón “Entrar”, aparecerá en la hoja de cálculo el botón “Crear e Insertar”. Haga clic en él y la respuesta generada por IA se insertará en la celda designada en el historial de versiones.
También puede arrastrar el controlador de relleno para aplicar la función AI a varias filas o columnas, lo que le permite procesar datos en lotes. Además, puede revisar el resultado y, si desea obtener un nuevo resultado, haga clic en el botón “Actualizar e insertar”: el símbolo del sistema se reiniciará y generará una nueva respuesta.
Ejemplos de la función AI()
Puede utilizar la función IA para realizar tres tareas principales: generar texto basado en sus datos, resumir su tabla y ordenar o categorizar las entradas automáticamente. También puede realizar cálculos simples en filas y columnas, como suma y resta, pero no se admiten cálculos avanzados.
No sólo eso, también puedes interpretar el contenido de las celdas para determinar sentimientos u otros sentimientos, como por ejemplo determinar el tono de las revisiones de comentarios. Por ejemplo, digamos que tiene una lista llena de reseñas de clientes sin procesar de su tienda en línea o de encuestas, y necesita identificar comentarios positivos, negativos y neutrales sin leer toda la retroalimentación para ahorrar tiempo. Puedes ingresar esta sencilla solicitud usando la función IA:
=AI("¿Este comentario del cliente es positivo, negativo o neutral?", A2)
Recibirás instantáneamente una calificación positiva, negativa o neutral, lo que te permitirá organizar tu agenda y responder más rápido a las críticas. Para aplicar esto a todas las notas a continuación, simplemente arrastre el controlador de relleno hacia abajo y presione el botón Crear e Insertar.
También puede ordenar sus datos según sus instrucciones haciendo referencia a otras celdas. Por ejemplo, supongamos que la columna C enumera descripciones de diversos gastos (como pasajes de avión, almuerzos y suscripciones de software) y usted desea categorizarlos cuidadosamente bajo “Viajes”, “Oficina” u “Otros” para su equipo de finanzas. Sólo usa:
=AI("Clasificar este gasto como Viajes, Oficina u Otro", D3)
La IA intentará etiquetar o clasificar cada entrada, pero a veces puede pasar por alto algunas entradas. Sin embargo, puede regenerar la salida o modificar la solicitud para mejorar la precisión si es necesario. Dado que esta funcionalidad aún es experimental, se esperan errores ocasionales: indicaciones vagas y datos inconsistentes pueden confundir el modelo.
Como ocurre con cualquier modelo de lenguaje, pueden producirse errores como malentendidos, malas interpretaciones o resultados ilógicos. Revise siempre los resultados con cuidado, especialmente en el caso de tareas críticas, y verifique los resultados en lugar de confiar en ellos al azar.
Además de estas tareas, también puede crear resúmenes de texto, crear logotipos a partir de texto y realizar cálculos simples como la suma básica de celdas.
=AI("Sumar los números en estas celdas", A1:A5)
Advertencia
No existe garantía de privacidad para datos sensibles. Recuerde que las consultas de IA pasan a través de los servidores de Google, así que evite enviar información personal o confidencial a través de las indicaciones.
Cosas que este trabajo no puede hacer
Hay muchas cosas que esta función no puede hacer. Por ejemplo, su alcance se limita a sus reclamaciones y datos de referencia. No borra toda la hoja de cálculo ni extrae datos externos por sí solo. Además, no puede conectarse a Internet en vivo para obtener precios de acciones en tiempo real, verificar el clima o extraer datos de sitios web.
Cuando se crea un análisis, éste se convierte en una instantánea estática. Si los datos subyacentes cambian, debes volver a pedirle a la IA que actualice el resultado. Tampoco puedes crear gráficos, cuadros o tablas.
La funcionalidad de IA en Google Sheets tiene limitaciones de generación tanto a corto como a largo plazo; Si se alcanza el límite de largo plazo, la generación se detiene temporalmente durante 24 horas. Puede generar salida para hasta 200 celdas seleccionadas a la vez, lo que permite procesar celdas adicionales una vez que se completa la generación inicial.
El espacio de trabajo impulsado por IA de Google
La funcionalidad de IA de Google es parte de una iniciativa más amplia para integrar la IA en las herramientas del lugar de trabajo. Objetivos Próximas funciones, como “Ayúdame a analizar en Hojas de cálculo”, “Descripción general de audio en Documentos” y “Flujos de espacio de trabajo”, para simplificar la interpretación de datos, el consumo de contenido y la automatización del flujo de trabajo. Estas mejoras están diseñadas para simplificar las tareas diarias, reducir el esfuerzo manual y aumentar la productividad.
Al permitir la interacción en lenguaje natural en Hojas de cálculo de Google, la IA hace que el análisis de datos sea más fácil y accesible, incluso para usuarios no técnicos. A medida que estas herramientas evolucionan, se espera que revolucionen la forma en que los profesionales trabajan con los datos, con un enfoque en la facilidad, la velocidad y los conocimientos prácticos.
Mi consejo: si esta funcionalidad está disponible en tus Hojas de cálculo de Google, ¡pruébala! Comience con una tarea sencilla y vea con qué eficacia automatiza su flujo de trabajo.
Con funciones inteligentes integradas en Hojas de cálculo de Google, puedes reducir horas de trabajo manual a minutos. La IA no sólo hace sugerencias; Puede organizar datos y proporcionar información rápida que le ayude a tomar mejores decisiones.
Comience a experimentar con las herramientas que hemos revisado y con cada uso descubrirá nuevas capacidades que hacen que trabajar con datos sea más eficiente y sencillo. Tus mesas ya no son sólo celdas… son espacios inteligentes que te ayudan a pensar y organizarte más rápido.
