Agregue fecha y hora automáticas a las casillas de verificación en Excel en sencillos pasos
Agregar automáticamente la fecha y la hora cuando se seleccionan casillas de verificación en Excel puede ser una herramienta poderosa para organizar datos y realizar un seguimiento de los cambios de manera efectiva. Con esta función, puede actualizar fácilmente las hojas de cálculo sin tener que ingresar valores manualmente. Excel proporciona herramientas flexibles que le permiten personalizar sus tablas y hacerlas más interactivas y precisas. En esta guía, explicaremos un método sencillo paso a paso para activar esta función, con consejos para garantizar una experiencia fluida.
La herramienta Casilla de verificación en Excel lo ayuda a administrar sus números, realizar un seguimiento del progreso de las tareas y mostrar datos con mayor claridad. Una de las joyas menos conocidas de Excel es su capacidad para producir un marcador de tiempo cuando se selecciona una casilla de verificación. He aquí cómo lograrlo.
Paso 1: formatear la tabla
En mi caso, tengo una lista de personas que deben completar una tarea y usaré casillas de verificación con etiquetas de tiempo para realizar un seguimiento de cuándo se inició la tarea, cuándo terminó y cuánto tiempo llevó completarla.
Después de nombrar las columnas en la primera fila, el siguiente paso es formatear la tabla para que sea un poco más agradable a la vista y cualquier cálculo se repita automáticamente. Para hacer esto, seleccione cualquier celda que contenga datos, haga clic en "Formatear como tabla" en la pestaña Inicio y elija el diseño que más le convenga.
Como ya ha nombrado sus columnas, seleccione "La tabla tiene encabezados" cuando aparezca el cuadro de diálogo Crear tabla y luego haga clic en Aceptar.
Ahora la mesa está lista para pasar al siguiente paso.
Paso 2: establezca el tipo de datos de tiempo
Antes de agregar cálculos o casillas de verificación, debe decirle a Excel que ciertas columnas (en mi caso, las columnas D, F y G) expirarán al cambiar el tipo de datos de esas celdas.
Si solo tiene una columna que requiere salida de tiempo, simplemente seleccione todas las celdas de datos en esa columna en la tabla. Si tiene más de una columna que mostrará una hora, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras las selecciona individualmente.
Insinuación
Si su tabla tiene cientos de filas, seleccionar celdas manualmente puede llevar mucho tiempo. En este caso, seleccione la primera celda de datos en la columna correspondiente y presione Ctrl+Mayús+Abajo. Luego, mantenga presionada la tecla Ctrl, seleccione la primera celda de datos en la siguiente columna relacionada y presione Ctrl+Mayús+Abajo. Repita este proceso hasta que se seleccionen todas las celdas de columna relevantes.
Ahora, en el grupo Número en la pestaña Inicio de la cinta, haga clic en el menú desplegable Formato de número y luego seleccione Hora.
نصيحة
De forma predeterminada, Excel muestra la hora en formato HH:MM:SS. Para cambiar este formato de hora, haga clic nuevamente en el menú desplegable Formato de número (con las columnas relevantes seleccionadas), haga clic en Otros formatos de número y elija un formato de hora diferente entre las opciones mostradas. O para mostrar tanto la hora como la fecha, haga clic en Personalizado en el cuadro de diálogo Formato de celdas y escriba dd/mm/aaaa hh:mm:ss en el cuadro de la parte superior.
Paso 3: agregue casillas de verificación
Ahora es el momento de agregar casillas de verificación a las columnas relevantes. Seleccione la primera celda de la columna de la casilla de verificación en la tabla y haga clic en Casilla de verificación en la pestaña Insertar de la cinta. Si no ve esta opción, escriba "casilla de verificación" en la barra de búsqueda en la parte superior de la ventana y haga clic en Casilla de verificación.
Luego, seleccione la celda que contiene la primera casilla de verificación y luego haga doble clic en el controlador de relleno en la esquina inferior derecha de esa celda para completar las celdas restantes en esa columna.
Si tiene más columnas que también requieren casillas de verificación, repita el proceso anterior o copie y pegue la columna de casilla de verificación que ya creó.
Paso 4: habilite los cálculos iterativos
Ahora está listo para configurar su hoja de cálculo para calcular la marca de tiempo que agregará en el siguiente paso.
Este cálculo será lo que se conoce como fórmula recursiva, es decir, que hace referencia a sí mismo dentro de la fórmula (también conocida como referencia circular). Si usa una fórmula más simple, la marca de tiempo se actualizará constantemente a la hora actual porque la fórmula contiene una función volátil (AHORA). Si no habilita los cálculos recursivos cuando utiliza el método de esta guía, Excel devolverá un error.
Presione Alt > F > T para iniciar el cuadro de diálogo Opciones de Excel y seleccione Habilitar cálculo recursivo en el menú Fórmulas.
Cuando haces clic en Aceptar, no verás ningún cambio visible en tu hoja de cálculo, pero debajo de la superficie, está lista para el siguiente paso.
Advertencia
Aunque es útil en este escenario, es importante conocer algunas desventajas de los cálculos iterativos. Por ejemplo, debido a que se calcula nuevamente en un bucle, puede afectar el rendimiento general de su hoja de cálculo. Habilitar esta característica también significa que Excel no identifica ninguna referencia circular utilizada incorrectamente, así que esté atento a esto. Finalmente, si comparte el libro con personas que usan una versión anterior de Excel, es posible que las marcas de tiempo no funcionen de la misma manera que en su versión.
Paso 5: aplica la fórmula mágica
El último paso es crear la fórmula para generar una marca de tiempo cuando se selecciona una casilla de verificación. Comenzaré con la columna D, que producirá una marca de tiempo cuando se marque una casilla en la columna C.
Esta es la fórmula que usaré en la celda D2:
=SI([@Iniciado],SI([@[Hora de inicio]]="",AHORA(),[@[Hora de inicio]]),")
Aunque esto parezca complicado, cuando lo analizas tiene más sentido.
La primera función SI evalúa si la casilla de verificación correspondiente en la columna C (la columna "Inicio") está marcada:
=SI([@Iniciado],
Luego, Excel pasa a la segunda función SI, que evalúa si la celda actual (D2 en la columna Hora de inicio) está vacía:
=SI([@Iniciado],IF([@[Hora de inicio]]="",
Si está en blanco, desea insertar la hora actual:
=SI([@Iniciado],SI([@[Hora de inicio]]="",AHORA(),
Si la celda no está vacía, desea que Excel la mantenga como está:
=SI([@Iniciado],SI([@[Hora de inicio]]="",AHORA(),[@[Hora de inicio]]),
El argumento final garantizará que si la casilla de verificación correspondiente en la columna C no está marcada, el valor en la columna D estará vacío:
=SI([@Iniciado],SI([@[Hora de inicio]]="",AHORA(),[@[Hora de inicio]]),"")
Cuando presione Enter, la fórmula se aplicará a las celdas restantes de esa columna.
Ahora, copie y pegue esta fórmula en la primera celda de cualquier otra columna que requiera etiquetas de tiempo basadas en casillas de verificación y ajuste las referencias de la fórmula para que capturen las columnas correctas.
En mi caso, después de pegar la fórmula en la celda F2, cambié "Iniciado" (refiriéndose a la columna C) a "Completado" (refiriéndose a la columna E) y "Hora de inicio" (refiriéndose a la columna D) a "Hora de finalización". (refiriéndose a la columna F):
=SI([@Completado],SI([@[Hora de finalización]]="",AHORA(),[@[Hora de finalización]]),"")
Cuando haga esto para la primera celda, se aplicará automáticamente a las otras celdas de esa columna después de presionar Enter.
Finalmente, para usar estos datos para calcular el tiempo total de finalización, incluiré un cálculo de SUMA simple dentro del cálculo de IFERROR en la celda G2. Esto significa que si SUM no funciona porque las casillas de verificación no están marcadas, la celda correspondiente en la columna G (Total de Horas) quedará en blanco:
=SIERROR(SUM([@[Hora de finalización]]-[@[Hora de inicio]]),"")
Nuevamente, una vez que presione Enter, la fórmula se aplicará a todas las filas de esa columna.
Paso 6: ¡Pruébalo!
Antes de utilizar casillas de verificación y marcas de tiempo en el mundo real, marque algunas casillas para asegurarse de que todo funcione como se espera.
Agregar reglas de formato condicional a las casillas de verificación puede hacer que los datos sean más fáciles de leer. Por ejemplo, puede hacer que las celdas que contienen casillas de verificación se vuelvan verdes cuando se seleccionan, o puede ir un paso más allá y formatear toda la fila.
Con el método descrito, puede mejorar sus tablas de Excel y hacerlas más dinámicas y profesionales. Ya sea que esté realizando un seguimiento de tareas, registrando la asistencia o preparando informes precisos, agregar una marca de tiempo automática ahorra tiempo y reduce los errores. Pruebe estos pasos hoy y comparta el artículo con quienes puedan beneficiarse de él.