La mejor manera de utilizar Microsoft To Do para aumentar la productividad diaria

Aumentar la productividad requiere herramientas de organización eficaces que le ayuden a organizar fácilmente sus prioridades diarias. Microsoft To Do es una de las mejores opciones disponibles para lograr este objetivo. En este artículo, aprenderá pasos prácticos para personalizar la aplicación según sus necesidades y cómo utilizarla para ahorrar tiempo y lograr sus objetivos de manera eficiente. Ya sea estudiante, empleado o incluso propietario de un negocio, los consejos que le brindamos aquí le resultarán útiles para simplificar su vida diaria.

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Descubrí Microsoft To Do por primera vez cuando trabajaba desde casa. Las interminables tareas, los plazos y las notas fragmentadas empezaron a pesarme. Trozos de papel al azar, hojas de cálculo incompletas y listas de verificación mentales hicieron poco para sofocar el caos.

Estaba buscando una forma fácil y sencilla de realizar un seguimiento de mis tareas además de un bloc de notas, y terminé con To Do. Ahora he probado muchas plataformas y herramientas de productividad, pero siempre vuelvo a Microsoft To Do, especialmente para las listas. Esta experiencia inicial acabó convirtiéndose en un hábito a largo plazo que seguiré utilizando.

¿Qué debe hacer Microsoft?

Microsoft To Do, a veces abreviado informalmente pero ampliamente conocido como To Do, proporciona un centro para organizar tareas personales o profesionales. Un diseño intuitivo le da la bienvenida con opciones para crear listas, configurar recordatorios, programar tareas para más adelante y dividir proyectos en partes más digeribles.

Mi preferencia personal implica emparejarlo con Outlook, que sincroniza tareas entre dispositivos y garantiza que no se pase por alto ninguna tarea importante. Muchos usuarios prefieren su diseño minimalista, que recuerda a las listas de tareas escritas a mano, aunque está respaldado por una potente sincronización en la nube, a la que hablaré más adelante.

Para acceder a Tareas pendientes, vaya a la barra de búsqueda de Windows (o presione Windows+S) y busque Tareas pendientes. Presione Enter para abrir la aplicación. Si se le solicita, inicie sesión en su cuenta de Microsoft.

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ملاحظة
La configuración de la aplicación To Do requiere una cuenta de Microsoft. Puede utilizar sus credenciales existentes de Outlook.

Úselo para tareas diarias y recordatorios.

Microsoft To Do parece una herramienta simple a primera vista y es realmente fácil de usar con su diseño simple. Sin embargo, hay muchas funciones disponibles.

La función "Mi día" se distingue por su enfoque en las intenciones diarias. Una nueva pantalla te saluda cada mañana y te ayuda a establecer prioridades para ese día específico. Para mí, esto es importante porque muestra lo que se debe hacer para ayudar a marcar las cosas y mantener el progreso.

También puede establecer una fecha de vencimiento o un recordatorio escribiendo lo que debe hacerse y cuándo, y el software se encargará de ello por usted. Como alguien que olvida cosas constantemente, tener alertas y notificaciones cronometradas garantiza que nunca me perderé una cita o una fecha límite.

Un aspecto de mantenerse motivado incluye el truco psicológico de los plazos autoimpuestos. Establecer una fecha de finalización arbitraria (pero realista) para determinadas tareas te da una ligera sensación de urgencia sin ser demasiado estresante (al menos para mí, al menos).

 

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Puede hacer clic en el ícono de estrella al lado de una tarea para marcarla como tarea y también puede ordenar las tareas por importancia, fecha de vencimiento, orden alfabético o por fecha de creación:

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Pero no quiero cambiar de herramientas.

Bueno, puede que no tengas que cambiarlo por completo. To Do se integra con otros servicios de Microsoft como Planner y Outlook, manteniendo todo sincronizado en diferentes plataformas. Aquellos que se sienten cómodos con un enfoque de programación con lápiz y papel pueden preferir el diseño simple de la aplicación. Pero también puede explorar categorías codificadas por colores, uso compartido colaborativo y configuraciones personalizadas para una experiencia más conveniente, sin que resulte engorroso.

Utilice listas individuales para diferentes cosas

Algunas personas prefieren mantener todo en un menú principal, aunque a mí me resulta más práctico separar categorías. Prefiero comenzar con categorías amplias, como “Trabajar"O"perfil"O"Aprendizaje"O"Familia“. Cada categoría tiene su propio menú, al que se puede acceder fácilmente desde el panel izquierdo, como se muestra a continuación:

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También puedes arrastrar cualquiera de las tareas desde “a diario”a cualquier otra lista (no te preocupes, seguirá estando en la sección “Mi día”, donde simplemente se copia).

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Submenús para subtareas

Mi lista de "cosas por hacer" generalmente se divide en tareas separadas cuando las tareas implican varios pasos. Las subtareas dentro de cada elemento de la tarea dividen la tarea más amplia en partes separadas del tamaño de un bocado.

Este enfoque convierte objetivos intimidantes en secuencias de pasos manejables:

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نصيحة
También puede cargar cualquier archivo de respaldo para ayudar a realizar esta tarea. Simplemente haga clic en "Agregar archivo" en la ventana de tareas.

Otro truco consiste en reorganizar mis tareas a medida que evolucionan las situaciones. A veces, llega inesperadamente una gran tarea a mi bandeja de entrada, lo que altera el plan original del día. Abro Microsoft To Do, arrastro el nuevo elemento a la lista correcta y establezco nuevas fechas límite en consecuencia. Este enfoque evita la confusión porque no tomo notas adhesivas ni entierro tareas en hilos de correo electrónico.

La aplicación se convierte en un centro de mando central para todas sus responsabilidades profesionales y personales. My Calendar sigue siendo un espacio separado para reuniones y eventos basados ​​en tiempo, mientras que Microsoft To Do cubre el ámbito de tareas y recordatorios. Ambos trabajan juntos y cada uno tiene un propósito distinto.

Comparte tus listas de compras

Recientemente, tuve que planificar el cumpleaños de un amigo de la familia y terminé usando Microsoft To Do para crear una lista. La lista nos ayudó a todos a mantenernos organizados y hacer todo sin enturbiar las conversaciones grupales. Para compartir una lista, vaya a la lista y toque el ícono de persona en el lado izquierdo de la pantalla. Desde aquí, puede crear enlaces de invitación para otros usuarios de Microsoft. Puede hacer lo mismo con cualquier tipo de lista (como una lista de compras), como se muestra a continuación:

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Revisar las tareas completadas cada semana.

Uno de mis trucos de productividad favoritos es sentarme y dedicar un tiempo a revisar todas las tareas completadas a lo largo de la semana y planificar qué tareas quiero realizar a continuación. Afortunadamente, Microsoft To-Do mantiene un registro de lo que ha logrado, por lo que puede escanear su lista completa para identificar patrones de progreso o cuellos de botella. La primera vez que hice esto, me di cuenta de que algunas tareas parecían repetirse repetidamente, así que terminé creando recordatorios recurrentes.

Consejo de productividad adicional

Otra estrategia es utilizar Microsoft To Do con otras técnicas de productividad, como el bloqueo de tiempo o la técnica Pomodoro. La aplicación en sí no impone el bloqueo de tiempo (sin embargo, Windows tiene temporizadores Pomodoro integrados), pero complementa la práctica cuando programo mi día en torno a tareas específicas. Quince minutos para una subtarea, un descanso de cinco minutos, otros quince minutos y luego una revisión rápida de mi lista para determinar lo que logré. Esta sinergia entre el tiempo estructurado y una lista de tareas organizada me mantiene disciplinado.

Accede a Microsoft To Do desde cualquier lugar

Como mencioné anteriormente, una de las cosas que realmente me gusta de la aplicación To Do es que es compatible con múltiples sistemas operativos, lo que permite un fácil acceso. Computadora portátil en la oficina en casa. Tableta en el salón. Teléfono en mi bolsillo durante un descanso al aire libre. Estuve donde esté, puedo acceder a mis listas en cualquier lugar. Todos estos dispositivos se sincronizan a través de la nube de Microsoft, lo que me permite comprobar todo a lo largo del día.

Microsoft To Do ha cambiado la forma en que abordo la organización, proporcionando un sistema intuitivo y fluido que se adapta a mis necesidades. Ya sean tareas laborales, objetivos personales o proyectos colaborativos, él mantiene todo encaminado, para que yo pueda concentrarme en lo que realmente importa.

Usar una aplicación como Microsoft To Do puede parecer simple, pero para aprovecharla al máximo es necesario seguir algunos pasos bien pensados. Gracias a esta guía podrás organizar tu día, controlar tus tareas y alcanzar tus objetivos de manera más eficiente. Pruebe los siguientes consejos y comience su viaje hacia una mayor productividad ahora.

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