Cuando recibes la foto de una factura o informe impreso y necesitas introducir los datos en Hojas de Cálculo de Google, escribir a mano no es la mejor opción. Ahora puedes convertir automáticamente esta imagen a una hoja de cálculo de Google con las herramientas gratuitas integradas en Google Drive. El proceso solo requiere unos pocos pasos y tarda menos de un minuto, sin necesidad de instalar ningún software adicional ni usar herramientas de terceros. Esta guía te muestra cómo extraer datos de cualquier imagen y convertirlos en una tabla organizada que puedes editar directamente.
Copiar manualmente datos de una imagen a un archivo de Hojas de Cálculo de Google puede llevar mucho tiempo y aumentar la probabilidad de errores tipográficos. Afortunadamente, puedes extraer información de tu hoja de cálculo en unos sencillos pasos con la herramienta de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) de Google Drive. Aquí te explicamos cómo.
Puntos a tener en cuenta antes de empezar
Antes de comenzar a convertir el texto de tu imagen en datos en Hojas de cálculo de Google, aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a garantizar que el proceso se desarrolle como se espera:
- Asegúrese de que su imagen sea clara: Cuanto mejor sea la calidad de la imagen, mejor será la conversión. Si la imagen es una captura de pantalla, esto no debería ser un gran problema.
- Sin embargo, si tomas la foto con tu teléfono o cámara, asegúrate de que esté bien iluminada y sin sombras. Además, intenta mantener la mano firme para evitar que la foto salga borrosa.
- Utilice imágenes de alta resolución: Los datos de la imagen deben tener al menos 10 píxeles de alto.
- Asegúrese de que la imagen esté en el formato correcto: Este proceso funciona con archivos JPEG, PNG, TIFF y GIF. Si su imagen no está en ninguno de estos formatos, asegúrese de convertirla primero.
- No utilice imágenes demasiado grandes: Google recomienda que el tamaño del archivo sea de 2 MB o menos.
- Las fuentes estándar funcionan mejor: Si el texto o los datos numéricos de la imagen están en una fuente inusual, es posible que la conversión no funcione como esperaba.
- Es posible que no se mantenga el formato.Esté preparado para realizar cambios manuales en el formato de datos una vez que se complete la conversión.
- Necesitas una cuenta de Google: Para aprovechar esta herramienta de conversión de OCR, debe ser Has iniciado sesión en tu cuenta de Google.
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También puedes seguir los pasos de esta guía para convertir texto y números de archivos PDF escaneados en datos en Hojas de cálculo de Google.
Paso 1: Sube la imagen a Google Drive
Digamos que ha descargado esta imagen (una captura de pantalla de un archivo PDF que contiene varios nombres y direcciones en formato PNG) y desea extraer los datos y editarlos en Hojas de cálculo de Google.
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Para continuar leyendo, descargue Imagen PNG gratuita Esto. Después de hacer clic en el enlace, encontrarás el botón de descarga en la esquina superior derecha de la pantalla.
Dado que el archivo es una imagen PNG, no se puede simplemente seleccionar y copiar el texto, ya que no contiene datos de texto real, solo datos de imagen. También podría ocurrir lo mismo si se copian datos de un sitio web: si se suben como imagen, no habrá texto real para copiar y pegar en Hojas de Cálculo de Google.
También puedes subir la imagen a Google Drive. Antes de hacerlo, asegúrate de que esté correctamente orientada.
Luego, Inicie sesión en Google Drive, Haga clic y arrastre el archivo a la carpeta de Google Drive correspondiente.
Alternativamente, haga clic en "nuevo" En la esquina superior izquierda, seleccione "descargar un archivo“, localiza la imagen que deseas convertir y cárgala.
Paso 2: Abra la imagen en Google Docs.
Ahora que tu imagen está subida a Google Drive, es hora de iniciar el proceso de conversión. Para ello, haz clic derecho en el archivo y pasa el cursor sobre él. "abierto usando"y seleccione "Editor de Documentos de Google“Sí, eventualmente querrás que los datos estén en Hojas de cálculo de Google, pero ese es un paso necesario que debes dar primero.
En este punto, el documento de Google Docs se abre en una nueva pestaña, con la imagen original en la parte superior del documento y los datos extraídos debajo de ella.
Además, si regresas a la carpeta de Google Drive que contiene la imagen, verás que el archivo de Google Docs que acabas de crear está guardado en la misma ubicación con el mismo nombre.
Paso 3: Revise los datos y realice los cambios necesarios.
Aunque el OCR suele ser preciso, no siempre es perfecto según la posición de los datos en la imagen original. Por lo tanto, tómate un tiempo para revisar los datos del archivo de Google Docs que acabas de crear.
En este ejemplo, los encabezados de columna de la imagen se insertan en posiciones aleatorias en la lista de datos extraídos, por lo que los eliminaré por ahora y los volveré a agregar más tarde cuando edite los datos en Hojas de cálculo de Google.
Además, al final de la lista, los títulos de Bob Esponja, Superman y Sweeney Todd se mezclaron, por lo que necesito reorganizar esta información para que sea más fácil trabajar con los datos en el siguiente paso.
Paso 4: Copie y pegue los datos en Hojas de cálculo de Google.
Ahora que tus datos están correctamente organizados, están listos para transferirse a Hojas de Cálculo de Google. Para ello, selecciona los datos, haz clic derecho en cualquier parte del área seleccionada y haz clic en "Copiar".
Si desea insertar los datos en una nueva hoja de cálculo, haga clic derecho en el espacio en blanco en la carpeta correspondiente de Google Drive y haga clic en Hojas de cálculo de Google.
Por otro lado, si ya tienes un archivo de hoja de cálculo, Google, Localízalo y ábrelo.
A continuación, haga clic derecho en la celda donde desea pegar la primera parte de los datos copiados, haga clic derecho en Pegado especial y haga clic en "Sólo valores." Pegar datos solo como valores elimina todo el formato, incluidas las propiedades de espacio entre líneas que Google Docs adopta automáticamente, por lo que puede trabajar con un conjunto de datos limpio.
Paso 5: Formatear los datos
El paso final para convertir una imagen en datos es formatear los datos en Hojas de cálculo de Google, para que se vean y se comporten exactamente como desea.
En mi caso, la lista está configurada en una columna, pero quiero que los nombres, las direcciones y las regiones estén en tres columnas separadas.
Hay muchas maneras de transformar un conjunto de datos según corresponda, pero en mi caso, usaré la función TRANSPONER, que transforma datos horizontales en datos verticales (y viceversa).
Si desea hacer lo mismo, en la celda B2, escriba en la celda B2:
=transponer(A1:A3)
y presione Entrar.
Ahora, como aparece un nuevo nombre en cada tercera fila, seleccione las celdas B1 a B3 y haga doble clic en el controlador de relleno para repetir la fórmula TRANSPONER en las celdas correspondientes en la columna B.
A continuación, seleccione todas las celdas recién transferidas, presione Ctrl+C para copiarlas y Ctrl+Mayús+V para pegar solo los valores. Esto separa los datos de la lista unidimensional original, lo que significa que puede eliminarla sin perder los datos transferidos.
Ahora, después de hacer clic derecho en el encabezado de la columna A y elegir Eliminar columnaPara eliminar filas en blanco, seleccione todas las columnas que contienen datos y, en la pestaña "datos", Haga clic derecho con el ratón sobre Limpieza de datosy haga clic en "Eliminar duplicados".
Esto dejará una fila en blanco, que puede eliminar manualmente haciendo clic derecho en cualquier celda de esa fila y haciendo clic en Eliminar fila.
Por último, para volver a insertar los encabezados de columna, haga clic derecho en cualquier celda de la fila 1 y haga clic en Insertar una fila arriba, y escriba los encabezados según sea necesario.
Ahora puede convertir datos a una tabla formateada en Hojas de cálculo de Google seleccionando todas las celdas (incluidos los encabezados de columna), haciendo clic derecho en la selección y haciendo clic en Convertir a tabla.
A continuación, haga clic en las flechas hacia abajo en el encabezado de cada columna y pase el cursor sobre “Editar tipo de columna” para asegurarse de que el tipo de datos correcto esté configurado para cada campo, ¡y sus datos convertidos estarán listos para usar en su hoja de cálculo de Google Sheets!
Convertir una imagen a una hoja de cálculo de Google ya no requiere software especial ni conocimientos técnicos complejos. Con las herramientas integradas de Google Drive y Google Docs, puedes convertir cualquier imagen que contenga una tabla en datos estructurados en segundos. Este método ahorra tiempo y reduce los errores causados por la entrada manual, especialmente al trabajar con grandes cantidades de información. Si tienes algún problema con la aplicación, deja tu pregunta en los comentarios y te ayudaremos lo antes posible.
