Transferencia de Evernote a Google Keep Notes & Docs: Mi experiencia

El mes pasado, escribí una publicación detallando por qué mover todos los datos y archivos de Dropbox a Google Drive. Esto es parte de mi esfuerzo continuo para mover todo a una sola plataforma. Mi idea es usar menos aplicaciones y extensiones/complementos a favor de la coherencia, la estandarización y una mejor integración entre plataformas y UI.

Hoy compartiré mi experiencia al cambiar de Evernote a Google Keep (ahora llamado Keep Notes) y Docs. ¿Por qué elegiste Google? La mayoría de los productos de Google son gratuitos o más baratos que los de la competencia. Además, Google es compatible con casi todas las plataformas principales.

Yo era un gran admirador de la aplicación Sunrise Calendar antes de que Microsoft la comprara y la cerrara. Usé la aplicación de Newton para los correos electrónicos y ahora también se está cerrando. El destino de Evernote también está en juego, ya que la empresa ya ha perdido a sus directores ejecutivos y directores financieros, y se rumorea que se encuentra en una espiral descendente sin crecimiento en los últimos meses.

En tal escenario, tiene sentido actuar rápidamente y pasar a un conjunto de alternativas confiables. Así empezó.

1. EVERNOTE A GOOGLE KEEP

Si bien Evernote ofrece la posibilidad de ver claramente todos sus cuadernos y notas en la barra lateral, Google Keep adopta un enfoque diferente.

Keep ofrece una interfaz sencilla. Sin embargo, no hay computadoras portátiles ni un sistema de jerarquía en él. Alternativamente, puede crear notas que pueden codificarse por colores para una mejor presentación y organización.

Siempre me han gustado las aplicaciones visualmente atractivas y me alegró saber que ahora puedo asignar un color a cada nota. Hace que la búsqueda de información sobre un proyecto o tema específico sea mucho más rápida.

También me gusta la idea de que puedo convertir Keep a Google Docs desde la interfaz.

Google Keep se basa en etiquetas y en la potente función de búsqueda de Google para ayudarte a encontrar lo que buscas en tus notas. Si está buscando una estructura de carpetas para comprender sus notas e ideas, tendrá que buscar en Google Docs, pero verá más adelante.

Keep permite que varios usuarios colaboren en una sola nota de forma gratuita, a diferencia de Evernote. Necesitas un plan Plus de Evernote para eso. Ahora puedo invitar a amigos a contribuir a una lista de tareas pendientes de todas las actividades en las que podemos participar en nuestros viajes por carretera.

Evernote me permitió anotar fotos sobre la marcha. En Google Keep, puedo dibujar. Ya sea una nueva nota en blanco o una existente con una imagen, puedo ser creativo aquí.

¿Qué pasa con los usuarios comerciales que usan Evernote para chatear y hacer presentaciones? Creo que Hangouts funcionará bien en estos casos. Puede usarlo para chatear o hacer videollamadas durante las reuniones. En lugar de usar Notebooks y Notes, ahora usará sus carpetas y archivos de Drive y Notes para guardar.

En mi escritorio de Windows, he estado usando Sticky Notes para crear notas breves que puedo eliminar más tarde en unos días. No había ninguna función de sincronización disponible. Google Keep reemplazado también.

Tiendo a olvidar las cosas que se supone que debo hacer cuando estoy fuera de casa. Sigue ayudándome a escribirlo rápidamente. Creé una nota para imprimir tarjetas de visita en una tienda local y agregué un recordatorio de ubicación. Cuando esté cerca, Keep me lo recordará. Con Evernote, solo puedo crear recordatorios basados ​​en el tiempo.

Una de las áreas donde se guarda Evernote son las Listas. En Keep, cuando creo una lista con varios elementos y los reviso cuando termino, cada entrada va al final de la lista. Cuando comencé a escribir un elemento, Keep me recordó que ya estaba en la lista y me ayudó a evitar la duplicación. Esta función está disponible en muchas aplicaciones de listas de tareas como Todoist.

Un excelente ejemplo del uso de listas es crear una nota de lista de compras para su hogar y compartirla con su cónyuge. Facilita la compra de comestibles y el control de artículos. Mi única queja es que no recibo una notificación cuando se apaga algo de la lista.

Evernote y Keep te permiten capturar ideas sobre la marcha con texto, imágenes y audio. Hablando de audio, sigue haciéndolo mejor que Evernote aquí. Todas las notas de voz se convertirán en texto y se guardarán en la misma nota para verlas más tarde.

mantener las deficiencias

No todo es sol. Lo que no me gusta de Keep es cómo trata las notas y las listas por separado. Una nota puede ser una lista con casillas de verificación o una nota con texto, imagen y audio. No puede ser una combinación de los dos. Esto es frustrante.

Aunque Notes es poderoso y sorprendente, no se integra con Google Calendar. Google Docs hace esto, ¿por qué no puede Google Keep? Envié un tweet al equipo y me pidieron que enviara una solicitud de función. Google también tiene una aplicación Task que no integra la aplicación Keep.

En el lado positivo, pude instalarlo en todos los dispositivos que tengo, a diferencia de Evernote, donde estaba limitado a mi cuenta gratuita en dos dispositivos.

Al ser un producto de Google, Keep conservará automáticamente las frases cuando comience a escribir, y si la entrada ya está en su lista, se lo recordará. A continuación, puede anular la selección.

No es compatible con mantener texto enriquecido, lo que significa que no puedo usar negrita, cursiva u otras señales visuales para ayudarme a organizar mis pensamientos en una nota como lo hice en Evernote.

Una vez creé una nota muy larga que pensé que sería fácil buscar texto en el interior, pero me equivoqué. Aunque hay una función de búsqueda para buscar texto dentro de las notas, no hay forma de buscar dentro de una nota.

Durante mi investigación, descubrí que hay un límite de 99 etiquetas en Keep. Esto puede ser muy limitado si ha estado usando Keep durante mucho tiempo. La buena noticia es que anteriormente la marca máxima era de 50 y parece haber aumentado recientemente. A medida que la herramienta se vuelva más popular, quizás Google reconsidere su decisión. ¡Por otro lado, Evernote permite hasta 100000 etiquetas!

Evernote también tiene algunas deficiencias. Como usuario gratuito, descubrí que no puedo agregar varias fotos en una nota debido al límite de 25 MB por nota.

Aquí hay una lista completa de todos los límites para una cuenta: Evernote. Google necesita crear una lista similar.

2. EVERNOTE A DOCUMENTOS GOOGLE

Honestamente, voy a extrañar la función de cuaderno de Evernote, pero encontré una solución: Google Docs. Dentro de Google Drive, pude crear subcarpetas dentro de carpetas para almacenar mis documentos y archivos. Ahora puedo usar Drive y Docs para imitar la funcionalidad de archivo en Evernote.

Aunque Evernote solo me permite profundizar un par de niveles con su estructura de carpetas, no hay límite en cuanto a la profundidad a la que puedo acceder a mis carpetas de Google Drive.

Todavía estoy en el proceso de mover notas, pero eso es lo que parece en este momento. Tomará mejor forma con el tiempo. Lo hago uno por uno, pero hay formas de automatizar el proceso. Más sobre eso más adelante.

Google Drive también me permite buscar dentro de documentos y archivos PDF de forma gratuita. Tanto Drive como Evernote son compatibles con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), y no tendrá que pagar las tarifas por adelantado como lo hace en Evernote.

Estoy usando Docs como un archivador para almacenar notas y archivos adjuntos a largo plazo. Mientras tanto, uso Google Keep para notas breves que elimino con frecuencia. Keep es mejor para texto, fotos y notas de voz.

Es fácil convertir un Documento de Google a Keep y viceversa. Útil para momentos en los que quiero almacenar una nota de mantenimiento de forma permanente. Esta función no se encuentra en las versiones de iOS de estas aplicaciones. No estoy seguro de por qué iOS no ve tantas aplicaciones de Google disponibles en esta plataforma.

Evernote funciona como un archivador. Puede lograr resultados similares con Keep y Docs con la ayuda de la función Guardar en Google Drive. Con eso, puedes cortar páginas web en formato HTML o PDF. Al igual que Evernote, Google admite OCR y también puede buscar texto dentro de las imágenes.

Las páginas web a las que solo necesito volver rápidamente, las guardo para seguir usando esta extensión de Chrome.

Google Docs también admite texto enriquecido que falta en gran medida en Keep. Puede crear enlaces a otros documentos y archivos dentro de Drive, de forma similar a la forma en que vincula otras notas/cuadernos en Evernote, pero lo mismo no es posible en Keep. Esto hace que los documentos sean más indispensables.

Tengo que aceptar que el uso de una combinación de Google Docs y Keep podría ponerme en una situación de vez en cuando. La Búsqueda de Google funciona por separado en Drive y Keep. Eso es porque Keep no es parte de Google Drive. Sin embargo, aplicaciones como Diapositivas y Hojas de cálculo son parte de Drive y un enlace a Keep que puede ser útil para tablas y presentaciones.

Si bien no estoy satisfecho con este arreglo, Keep es gratuito y viene con almacenamiento ilimitado y no cuenta para los 15 GB de almacenamiento gratuito de Google. Consulte nuestra guía de almacenamiento de Google Drive para averiguar qué es importante y qué no.

3. Cómo transportar

Este es el mayor problema que he encontrado hasta ahora. No hay forma de importar notas y archivos adjuntos de Evernote a Keep directamente. Les pido a todos que abran y usen la opción Conservar para enviar comentarios sobre su solicitud de la función Evernote to Keep. Puede hacer esto solo en la versión web, no en la aplicación de escritorio o móvil.

Hay algunas soluciones que discutiré a continuación. Descubre cuál se adapta a tus necesidades.

Cloud HQ ofrece un servicio gratuito que hará una copia de seguridad de todas sus notas de Evernote en Google Drive de forma gratuita. Generarán un archivo HTML para cada nota. Ya sabemos que Drive integra la retención.

Ahora puede crear notas en Keep from Docs. La última parte puede ser un proceso tedioso, pero esta es la única alternativa disponible en este momento.

La segunda opción es copiar todo manualmente, una nota a la vez. Esto es lo que hago porque me da más control sobre todos los aspectos del proceso y me permite hacer algunas tareas domésticas.

Eliminé notas antiguas, incluso computadoras portátiles enteras, que ya no necesito. Durante el proceso de transferencia manual y lento, me topé con notas olvidadas pero esenciales con fragmentos de información que ni siquiera recordaba.

EVERNOTE A GOOGLE KEEP Y DOCUMENTOS

Tengo más de 1000 notas en Evernote, pero ya no necesito más de la mitad. Mover notas de Evernote a Docs y Keep llevará tiempo, pero consolidará más mis datos y tendré menos lugares para buscar ideas, notas y archivos.

La combinación de Google Docs y Keep puede reemplazar a Evernote e incluso a una aplicación de lista de tareas, pero a un precio más bajo. Entonces la pregunta es ¿qué necesitas? ¿Más funciones y más aplicaciones con archivos y datos repartidos por la web?

¿O puede hacerlo con menos funciones que ofrezcan aplicaciones con más estabilidad, consistencia entre plataformas y una mejor integración? Claro, es posible que tenga que tomar atajos en alguna parte, y depende totalmente de usted cuáles va a tomar.