Secretos de Microsoft Teams que aumentan tu productividad

Microsoft Teams no es solo una herramienta de mensajería o reuniones, tiene un montón de características excelentes que muchos pueden desconocer. Estas características pueden marcar una gran diferencia a la hora de mejorar su productividad diaria y optimizar sus operaciones. Ya sea que estés usando la aplicación para comunicarte con tu equipo, administrar tus proyectos o incluso organizar tu tiempo, estos secretos ocultos te ayudarán a aprovecharla al máximo. En este artículo, revisamos las funciones ocultas más destacadas de Microsoft Teams y cómo activarlas fácilmente.

Consejos rápidos

• Copilot en Microsoft Teams puede transcribir reuniones automáticamente.
• Puede ver las transcripciones en tiempo real mientras la reunión está en curso o cuando finaliza.
• Debe habilitar Copilot en la configuración de Teams antes de comenzar su reunión.

MS Teams es una de las mejores aplicaciones para reuniones y compite con aplicaciones como Zoom y Google Meet. Si lo usa mucho, probablemente esté familiarizado con los conceptos básicos, pero Teams es mucho más de lo que parece, con una gran cantidad de funciones interesantes ocultas en sus menús.

A continuación se muestran algunas de las mejores funciones ocultas de Microsoft Teams.

1. Atajos de teclado

Todas las aplicaciones de Microsoft tienen atajos de teclado, pero lleva tiempo aprenderlos e incluso los usuarios experimentados a menudo no conocen todos los comandos que pueden ahorrarles tiempo. Puede ver una lista completa de todos los accesos directos de MS Teams aquí O haciendo clic en los tres pequeños puntos en Teams en la esquina superior izquierda, junto a tu foto de perfil, y seleccionando "Atajos de teclado".

Hay muchos atajos en Teams y algunos de ellos pueden hacerle la vida mucho más fácil. Como "Alt", "Shift" y "N" para programar una reunión o "Ctrl", "Shift" y "M" para silenciar rápidamente el micrófono, cuando sea necesario.

2. Comandos de barra

MS Teams también tiene varios atajos en cursiva, a los que puede acceder y utilizar en cualquier momento dentro de un chat. Simplemente escriba "/" para ver la lista completa de ellos y luego desplácese hacia abajo para elegir el acceso directo que desea utilizar. Es una buena idea hacer esto antes de una reunión para recordar los muchos trabajos disponibles. De esta manera sabrá exactamente qué escribir si necesita editar su estado o acceder al menú de configuración mientras viaja.

3. Opciones de entrega

A veces, puede enviarle a alguien un mensaje en Teams que sea urgente y necesite una respuesta rápida. Sin embargo, si lo envía como de costumbre, es posible que el destinatario no note la notificación entre todos los demás mensajes y notificaciones en su dispositivo.

Aquí es donde entra en juego la función "Opciones de entrega". Con esta función, puede asignar a los mensajes el estado "importante" o "urgente" para que aparezcan más claramente en el otro extremo. Con la configuración "Urgente", el destinatario seguirá recibiendo notificaciones cada pocos minutos hasta que responda, una forma segura de obtener una respuesta rápida. Busque el menú "Establecer opciones de entrega" presionando el ícono "+" en el chat.

4. Modo “juntos”

“El Modo Juntos es sólo una característica cosmética, pero puede marcar una diferencia real en cómo te sientes durante tus reuniones y los resultados que obtienes de ellas. Funciona tomando las imágenes de la cámara de cada persona y haciendo que parezca como si todos los miembros de la reunión estuvieran en un espacio compartido, como una sala de conferencias real, con un fondo común unificado.

Para usarlo, habilite Nueva experiencia de reunión en la configuración de Teams. Luego, en la reunión, toque los tres puntitos en la parte superior derecha y seleccione "Modo juntos".

5. alabanza

"Elogiar" es una excelente función que puede utilizar para elogiar a sus colegas o miembros del equipo o recompensarlos con pequeños eslóganes coloridos, similares a las pegatinas que se colocan a los estudiantes en la escuela. Hay una variedad de lemas de elogio diferentes disponibles para reconocer cuando alguien es optimista, creativo, un buen líder o un jugador de equipo. El uso inteligente de los elogios puede resultar eficaz para elevar la moral en el lugar de trabajo.

6. Guardar mensajes

Esta es una característica pequeña, pero puede ser útil y pasar desapercibida fácilmente. Puede guardar mensajes importantes en el chat para revisarlos y releerlos en el futuro. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en los tres puntos al lado del mensaje y luego seleccionar "Guardar este mensaje". Luego puede tocar su foto de perfil en cualquier momento y seleccionar "Guardado" para ver todos sus mensajes guardados de reuniones y debates anteriores.

7. Aprobaciones

Finalmente, están las Aprobaciones, otra característica que ahorra mucho tiempo. Esta característica permite a las personas en posiciones de autoridad, como gerentes y supervisores, aprobar rápida y fácilmente el trabajo, los documentos y otras solicitudes del equipo. Debe instalar el complemento Aprobaciones en Teams para hacer esto. Luego, los trabajadores podrán crear aprobaciones y enviarlas a las partes relevantes, y los gerentes podrán aprobarlas o rechazarlas con un solo clic.