Pasos sencillos para crear un rastreador de presupuesto mensual usando Excel

Administrar un presupuesto mensual puede ser un desafío, pero con herramientas como Microsoft Excel, puedes realizar un seguimiento de tus gastos e ingresos fácilmente. Crear su propio rastreador de presupuesto le permite tomar el control de sus finanzas y alcanzar sus objetivos de manera efectiva. Con esta guía, aprenderá pasos sencillos para crear un rastreador de presupuesto mensual que le brinde visibilidad de su flujo de dinero, todo ello utilizando las numerosas capacidades de Excel.

Consejos rápidos

• La forma más sencilla de crear un rastreador de presupuesto mensual en Excel es utilizar plantillas ya preparadas, pero pueden ser más difíciles de modificar.
• También puede crear un rastreador de presupuesto desde cero, y no lleva mucho tiempo crear un rastreador de presupuesto básico.
• Después de crear un rastreador de presupuesto, guarde la plantilla básica sin datos para poder usarla durante el próximo mes.

Microsoft Excel es probablemente una de las herramientas más fáciles de usar para mantenerse al día con los gastos básicos, siempre y cuando esté dispuesto a mantener un flujo constante de entradas. Lo más importante es que puedes hacer muchas cosas sin tener mucho conocimiento o experiencia en Excel. Utilizando una plantilla o un esquema básico, puedes empezar a experimentar para obtener sólo la información que necesitas.

Pasos para crear manualmente un rastreador de presupuesto mensual en Excel

Paso 1: cree un libro de trabajo en blanco y prepare una hoja de fuentes de ingresos y gastos

Si está trabajando desde cero, es útil tener una lista de las posibles fuentes de ingresos y gastos que prevé. Puede mantener la lista lo más general posible, pero también puede utilizar categorías más limitadas.

A continuación se ofrece una descripción general básica de algunas de las categorías que puede utilizar. Colocamos esta tabla en la primera hoja, "Categorías".

Paso 2: crea una hoja de papel en blanco para el primer mes

Elija una nueva hoja en el libro y cámbiele el nombre con el mes y año del que desea realizar un seguimiento.

Paso 3: enumera las categorías

Cree dos tablas más pequeñas para enumerar los ingresos y gastos. Esta vez, las categorías estarán una debajo de la otra.

A partir de aquí tienes dos opciones. Puede resumir su presupuesto para cada mes y simplemente enumerar el resultado, o puede tener una hoja de cálculo un poco más compleja, calculando cada día o semana del mes.

Paso 4: divide los gastos en días o semanas

Utilizaremos un enfoque híbrido. Por ejemplo, será más fácil realizar un seguimiento de tus gastos si vas por semana, pero algunos gastos obligatorios sólo se realizan una vez al mes. Por lo tanto, ampliaremos las categorías de “Comida” para cubrir semanas específicas.

Paso 5: Insertar fórmulas para grupos semanales o diarios

Para cada categoría en la que tenga gastos semanales o diarios, debe crear una celda de "suma" que recopile los valores de las filas. La fórmula básica es “=SUM(Start_Cell:End_Cell)”

Puede aplicar la fórmula en los siguientes pasos:

• Seleccione la celda donde desea la suma.
• Ingrese el signo igual.
• Ingrese "SUM" y presione "Tab".
• Arrastre el mouse sobre las celdas que necesita recolectar.
• Presione “Entrar”.

Deberá repetir el proceso para cada categoría que tenga, pero también puede hacer clic en el controlador de relleno de una celda (esquina inferior derecha) y arrastrarla hacia abajo desde una categoría a continuación para aplicar automáticamente la fórmula a la siguiente fila.

Paso 6: agregue subtotales para cada categoría

Para simplificar las cosas, puede agregar otra fila para cada subcategoría para enumerar su subtotal, que se utilizará para la estadística final.

Para insertar una fila, haga clic derecho en el encabezado de la fila debajo de la fila que desea agregar y luego seleccione Insertar. Por ejemplo, para crear un subtotal para la categoría "Salario", haga clic derecho en la fila 7 para insertar un nuevo total allí.

Aquí tenéis un pequeño ejemplo de cómo queda la mesa.

Paso 7: Calcular los subtotales

De manera similar a cómo calcula los subtotales para su cosecha semanal de alimentos, use la fórmula SUMA para calcular el subtotal de cada categoría.

Paso 8: Calcular los totales mensuales

Cree una tabla más pequeña que enumere todas las categorías y sus subtotales. Utilice una referencia directa para cada categoría de “subtotal”. Por ejemplo, para el subtotal de ingresos, designamos la celda C7 como "=C7". Puede hacer esto seleccionando una celda, ingresando un signo igual, haciendo clic en la celda a la que desea hacer referencia y luego presionando "Entrar".

Tenga en cuenta que aplicamos una acción de combinación al nombre de la clase para que quede más claro. Puede obtener la opción "Fusionar" en el grupo "Alineación" en la pestaña "Inicio".

Paso 9: Calcula el total mensual

Utilice la última fórmula de suma para calcular el total del mes. Tenga en cuenta que esta vez deberá restar la suma de todos los gastos del subtotal de ingresos. Para hacer esto:

Seleccione la celda "Total mensual" (en este caso, H7).

• Ingrese el signo igual.
• Haga clic en Subtotal de ingresos.
• Ingrese el signo menos.
• Ingrese “SUM”, luego presione “Tab”,
• Seleccione todas las demás celdas de la tabla más pequeña.
• Ingrese un corchete cerrado “)” y presione “Entrar”.

Puede ver la barra de fórmulas resultante para la celda H7.

Paso 10: Copia la hoja mensual de cada mes

Para copiar una hoja, haga clic derecho en su nombre en la barra inferior y seleccione "Mover o copiar".

En la ventana de diálogo que se abre, seleccione la opción "Crear una copia" y luego haga clic en "Aceptar".

Cambie el nombre de la nueva hoja (haga clic derecho y seleccione "Cambiar nombre"), luego repita el proceso hasta que tenga la cantidad de hojas que necesita.

Paso 11: comience a ingresar datos

Su rastreador de datos está terminado y puede ingresar los datos que desee.